Hoe Schrijf Je Een Mail In Het Engels

Een e-mail schrijven in het Engels kan soms een uitdaging zijn, zeker als het niet je moedertaal is. Maar met de juiste aanpak en enkele handige tips kan je professionele en effectieve e-mails opstellen die de gewenste resultaten opleveren. Dit artikel helpt je op weg, van het bepalen van je doel en publiek tot het toevoegen van waarde aan je bericht.

Doel en Publiek: Wie Schrijf Je En Waarom?

Voordat je begint te typen, is het cruciaal om helder te hebben wie je mailt en waarom. Deze twee vragen bepalen de toon, de inhoud en de structuur van je e-mail.

• Doel: Wat wil je bereiken met deze e-mail? Wil je informatie verstrekken, een vraag beantwoorden, een verzoek indienen of een afspraak maken?
• Publiek: Wie is de ontvanger? Is het een collega, een klant, een potentiële werkgever of iemand anders? Wat is hun achtergrond, kennisniveau en relatie met jou?

Als je bijvoorbeeld een e-mail schrijft naar een potentiële klant, zal de toon formeler en overtuigender zijn dan wanneer je een e-mail naar een collega stuurt over een informeel project. Begrijpen van je publiek helpt je de juiste formele of informele taal te kiezen.

Een Sterke Start: De Aandacht Trekt

Net als bij elk ander stuk tekst, is de opening van je e-mail essentieel. Het is je kans om de aandacht van de lezer te trekken en hen te overtuigen om verder te lezen. Hier zijn enkele strategieën voor een sterke opening:

• Directe Aanpak: Vermeld direct het doel van je e-mail. "I'm writing to you today to..."
• Persoonlijke Aanhef: Gebruik de naam van de ontvanger en een passende aanhef (Dear Mr./Ms./Dr. [Achternaam], Dear [Voornaam]).
• Referentie aan een Gesprek: "Following our conversation on [datum], I wanted to..."
• Interesse Wekken: Begin met een relevante vraag of een opvallende statement.

Vermijd vage en algemene openingszinnen zoals "I hope this email finds you well." Hoewel beleefd, voegen ze weinig toe en nemen ze onnodige ruimte in beslag. Een meer gerichte opening zal direct de aandacht van de lezer grijpen en hen laten weten wat ze kunnen verwachten.

Helderheid en Structuur: Duidelijkheid Voorop

Een goed gestructureerde e-mail is makkelijk te lezen en te begrijpen. Gebruik korte alinea's, duidelijke zinnen en witregels om de tekst overzichtelijk te houden. Hier is een suggestie voor een basisstructuur:

1. Aanhef: (Dear [Naam],)
2. Inleiding: (Korte introductie en doel van de e-mail)
3. Kern: (Gedetailleerde informatie, uitleg, verzoeken, etc.)
4. Afsluiting: (Samenvatting, actiepunten, dankwoord)
5. Afzender: (Sincerely, [Jouw Naam])

Gebruik bullet points en nummering om informatie overzichtelijk te presenteren. Vermijd lange, complexe zinnen. Kies voor actieve zinnen boven passieve zinnen om directer en duidelijker te communiceren. Bijvoorbeeld:

• Actief: "We will review your application."
• Passief: "Your application will be reviewed."

In de kern van je e-mail is het belangrijk om een duidelijke 'call to action' op te nemen. Wat wil je dat de ontvanger doet na het lezen van je e-mail? Maak dit expliciet en makkelijk te begrijpen.

Onderbouwing: Laat Je Woorden Spreken

Ondersteun je claims en argumenten met bewijs. Als je bijvoorbeeld een rapport aanbeveelt, leg dan uit waarom het relevant is voor de ontvanger. Als je een project voorstelt, presenteer dan de potentiële voordelen. Gebruik concrete voorbeelden en data om je argumenten te versterken.

Afhankelijk van het doel van je e-mail, kun je de volgende soorten bewijs gebruiken:

• Statistieken: Ondersteun je beweringen met relevante cijfers en data.
• Getuigenissen: Citaat van experts of tevreden klanten.
• Case studies: Presenteer voorbeelden van succesvolle projecten of resultaten.
• Onderzoek: Verwijs naar wetenschappelijke studies of rapporten.

Zorg ervoor dat je bronnen betrouwbaar en relevant zijn. Wees transparant over waar je de informatie vandaan hebt gehaald.

Relateerbaarheid: Maak Een Connectie

Probeer je e-mail persoonlijk te maken en een connectie met de lezer te creëren. Dit kan door:

• Te verwijzen naar gemeenschappelijke interesses of ervaringen.
• Dankbaarheid te uiten voor hun tijd en moeite.
• Inlevingsvermogen te tonen voor hun situatie of uitdagingen.
• Een positieve en vriendelijke toon aan te slaan.

Vermijd jargon en technisch taalgebruik dat de ontvanger misschien niet begrijpt. Pas je taal aan het kennisniveau van je publiek. Probeer een persoonlijke touch toe te voegen, maar blijf professioneel.

Actieve en Inclusieve Taal: Iedereen Betrekken

Gebruik actieve taal om direct en krachtig te communiceren. Vermijd passieve constructies, die kunnen onduidelijk en omslachtig zijn. Kies voor inclusieve taal die iedereen respecteert en welkom voelt. Vermijd genderstereotypen en discriminerende taal.

Enkele voorbeelden van inclusieve taal:

• Gebruik "they" in plaats van "he/she" wanneer het geslacht van de persoon onbekend is.
• Vermijd termen die bepaalde groepen mensen kunnen uitsluiten of beledigen.
• Wees bewust van culturele verschillen en pas je taal dienovereenkomstig aan.

Probeer 'you' en 'we' te gebruiken om de lezer direct aan te spreken en een gevoel van samenwerking te creëren. Vermijd termen die polariserend kunnen werken.

Waarde Toevoegen: Wat Heeft De Lezer Eraan?

Elke e-mail moet waarde toevoegen voor de ontvanger. Dit kan zijn in de vorm van informatie, hulp, een oplossing voor een probleem, of een kans om te leren en te groeien. Laat de lezer weten wat ze aan je e-mail hebben en waarom het de moeite waard is om te lezen.

Manieren om waarde toe te voegen:

• Bied relevante informatie en inzichten.
• Geef concrete oplossingen voor hun problemen.
• Bied je hulp en ondersteuning aan.
• Deel interessante bronnen en links.
• Bedank ze voor hun tijd en moeite.

Eindig je e-mail met een duidelijke oproep tot actie en een positieve afsluiting. Bedank de lezer voor hun tijd en bied je aan om eventuele vragen te beantwoorden. Een goede afsluiting laat een positieve indruk achter en vergroot de kans dat de ontvanger reageert.

Tot slot, controleer altijd je e-mail op spelfouten en grammaticale fouten voordat je hem verstuurt. Een professioneel ogende e-mail laat een betere indruk achter en vergroot de kans op succes.

Voorbeelden van Afsluitingen

• Sincerely,
• Best regards,
• Kind regards,
• Thank you,
• Looking forward to hearing from you,