Wat Is Een Organogram Van Een Bedrijf

Herken je dat gevoel? Je begint bij een nieuw bedrijf en je vraagt je direct af: wie is nu eigenlijk de baas van wie? Wie kan ik aanspreken voor dit probleem? En hoe zit de besluitvorming eigenlijk in elkaar? Je bent niet de enige. Veel medewerkers, zeker nieuwkomers, worstelen met het inzichtelijk krijgen van de interne structuur. Gelukkig is er een oplossing: het organogram.

Dit artikel helpt je te begrijpen wat een organogram precies is, welke voordelen het biedt, en hoe je er zelf een kunt maken of interpreteren. Zodat jij straks precies weet hoe de hazen lopen binnen jouw organisatie!

Wat is een Organogram?

Een organogram, ook wel organisatiestructuur of organisatieschema genoemd, is een visuele weergave van de interne structuur van een bedrijf. Het is een diagram dat de relaties tussen verschillende posities, afdelingen en personen binnen de organisatie laat zien. Zie het als een plattegrond van je bedrijf, maar dan gericht op de hiërarchie en rapportagelijnen.

In essentie beantwoordt een organogram de volgende vragen:

• Wie rapporteert aan wie?
• Welke afdelingen zijn er?
• Hoe is de verantwoordelijkheid verdeeld?
• Hoe is de hiërarchie opgebouwd?

Er zijn verschillende typen organogrammen, maar het doel blijft hetzelfde: het inzichtelijk maken van de organisatiestructuur. We komen straks terug op de verschillende soorten.

Waarom is een Organogram Belangrijk?

Een helder organogram is cruciaal voor een goed functionerende organisatie. De voordelen zijn talrijk:

• Duidelijkheid en Transparantie: Medewerkers weten precies wie hun leidinggevende is, aan wie ze moeten rapporteren en wie ze kunnen aanspreken met vragen of problemen. Dit vermindert verwarring en frustratie.
• Efficiënte Communicatie: Door de rapportagelijnen helder te definiëren, wordt de communicatie binnen het bedrijf gestroomlijnd. Informatie bereikt sneller de juiste personen.
• Betere Besluitvorming: Een organogram helpt te begrijpen wie verantwoordelijk is voor welke beslissingen. Dit maakt het eenvoudiger om de juiste personen te betrekken bij belangrijke beslissingen.
• Verbeterde Verantwoordelijkheid: Medewerkers zijn zich meer bewust van hun rol en verantwoordelijkheden binnen de organisatie. Dit bevordert de betrokkenheid en prestaties.
• Efficiëntere Training en Ontwikkeling: Een organogram maakt het makkelijker om trainingsbehoeften te identificeren en om carrièremogelijkheden binnen de organisatie te visualiseren.
• Ondersteuning bij Groei: Een organogram is een waardevol instrument bij het plannen van toekomstige groei en het identificeren van potentiële knelpunten in de organisatiestructuur.

Denk bijvoorbeeld aan een onderzoek van Harvard Business Review, waarin werd aangetoond dat bedrijven met duidelijke organisatiestructuren significant betere resultaten behaalden op het gebied van innovatie en efficiëntie. "Clarity trumps capability", aldus één van de onderzoekers.

Verschillende Typen Organogrammen

Er zijn verschillende manieren om een organogram weer te geven. De meest voorkomende typen zijn:

1. Hiërarchisch Organogram

Dit is het meest voorkomende type organogram. Het toont een traditionele top-down structuur, waarbij de CEO of directeur bovenaan staat en daaronder de verschillende managementlagen en afdelingen. Dit type is makkelijk te begrijpen en goed geschikt voor grotere organisaties met een duidelijke hiërarchie.

Voordelen:

• Duidelijke rapportagelijnen
• Eenvoudig te begrijpen
• Goed geschikt voor grote organisaties

Nadelen:

• Kan leiden tot bureaucratie
• Vertraagt de communicatie
• Kan innovatie belemmeren

2. Functioneel Organogram

Bij een functioneel organogram worden medewerkers gegroepeerd op basis van hun functie of specialisatie, zoals marketing, sales, operations, etc. Dit type is geschikt voor organisaties waar expertise en specialisatie belangrijk zijn.

Voordelen:

• Bevordert specialisatie
• Verbetert de efficiëntie
• Faciliteert kennisdeling

Nadelen:

• Kan leiden tot silo's
• Vermindert de flexibiliteit
• Kan coördinatieproblemen veroorzaken

3. Matrix Organogram

Een matrix organogram combineert elementen van zowel het hiërarchische als het functionele organogram. Medewerkers rapporteren aan meerdere leidinggevenden: functioneel aan hun afdelingshoofd en projectmatig aan de projectmanager. Dit type is geschikt voor organisaties met complexe projecten en veel samenwerking tussen verschillende afdelingen.

Voordelen:

• Bevordert samenwerking
• Verbetert de flexibiliteit
• Maakt efficiënt gebruik van resources

Nadelen:

• Kan leiden tot verwarring over verantwoordelijkheden
• Verhoogt de complexiteit
• Vereist goede communicatie

4. Plat Organogram (Horizontaal Organogram)

Een plat organogram, ook wel een horizontaal organogram genoemd, kenmerkt zich door weinig managementlagen en veel autonomie voor de medewerkers. Dit type is geschikt voor startups en kleine organisaties waar zelfsturing en flexibiliteit belangrijk zijn.

Voordelen:

• Bevordert autonomie
• Verbetert de communicatie
• Verhoogt de flexibiliteit

Nadelen:

• Kan leiden tot verwarring over rollen
• Vereist veel zelfdiscipline
• Moeilijk schaalbaar

Hoe Maak je een Organogram?

Het maken van een effectief organogram vereist een zorgvuldige aanpak. Hier zijn enkele stappen die je kunt volgen:

1. Verzamel de Informatie: Begin met het verzamelen van alle relevante informatie over de organisatiestructuur, zoals functietitels, namen van medewerkers, rapportagelijnen en afdelingsstructuur. Praat met de HR-afdeling, leidinggevenden en medewerkers om een volledig beeld te krijgen.
2. Kies het Juiste Type: Bepaal welk type organogram het beste past bij de structuur en behoeften van je organisatie. Overweeg de voor- en nadelen van elk type en kies de meest geschikte optie.
3. Gebruik de Juiste Tools: Er zijn verschillende tools beschikbaar om organogrammen te maken, van eenvoudige tekenprogramma's tot gespecialiseerde software. Kies een tool die past bij je budget en vaardigheden. Denk aan Microsoft Visio, Lucidchart, of zelfs online tools zoals Canva.
4. Start met de Top: Begin met de hoogste positie in de organisatie, meestal de CEO of directeur, en werk vervolgens naar beneden. Plaats elke functie in een vak en verbind deze met lijnen om de rapportagelijnen aan te geven.
5. Wees Consistent: Gebruik dezelfde opmaak en lay-out voor alle vakken en lijnen in het organogram. Dit maakt het overzichtelijker en makkelijker te begrijpen.
6. Houd het Actueel: Een organogram is geen statisch document. Het moet regelmatig worden bijgewerkt om veranderingen in de organisatiestructuur weer te geven. Plan periodieke updates in om ervoor te zorgen dat het organogram altijd accuraat is.
7. Deel en Communiceer: Zodra het organogram klaar is, deel het met alle medewerkers en zorg ervoor dat ze weten waar ze het kunnen vinden. Gebruik het organogram als een hulpmiddel bij onboarding, trainingen en interne communicatie.

Een Organogram Interpreteren: Tips

Het kunnen lezen en interpreteren van een organogram is net zo belangrijk als het kunnen maken ervan. Hier zijn enkele tips om je te helpen:

• Begrijp de Symbolen: Elk type organogram gebruikt verschillende symbolen en conventies. Leer de basis symbolen kennen, zoals vakken voor functies, lijnen voor rapportagelijnen en kleuren voor afdelingen.
• Identificeer de Hiërarchie: Kijk naar de positie van de vakken om de hiërarchie te begrijpen. Vakken die hoger staan in het organogram vertegenwoordigen functies met meer autoriteit en verantwoordelijkheid.
• Volg de Rapportagelijnen: Gebruik de lijnen om de rapportagelijnen te volgen. De lijnen laten zien aan wie elke functie rapporteert en wie verantwoordelijk is voor het aansturen van die functie.
• Let op de Afdelingen: Kijk naar de kleuren of labels om de verschillende afdelingen te identificeren. Dit helpt je te begrijpen hoe de organisatie is georganiseerd en wie verantwoordelijk is voor welke taken.
• Stel Vragen: Als je iets niet begrijpt, aarzel dan niet om vragen te stellen. Neem contact op met je leidinggevende of de HR-afdeling om meer informatie te krijgen.

Kortom, een organogram is een onmisbaar instrument voor elke organisatie. Het biedt helderheid, bevordert communicatie en verbetert de efficiëntie. Door de tijd te nemen om een organogram te maken en te interpreteren, kun je een beter inzicht krijgen in de structuur en werking van je bedrijf en zo succesvoller zijn in je rol.

Dus, duik erin! Creëer of analyseer het organogram van jouw organisatie en ontdek de kracht van een heldere structuur.