Business Process Model Notation Bpmn

Business Process Model and Notation (BPMN) is een grafische notatie die gebruikt wordt om bedrijfsprocessen te modelleren. Het is een internationaal erkende standaard die helpt om complexe processen visueel en begrijpelijk weer te geven, wat cruciaal is voor communicatie en optimalisatie. In dit artikel duiken we dieper in BPMN, bekijken we de belangrijkste elementen, de voordelen en hoe het in de praktijk wordt toegepast.

Waarom BPMN?

BPMN is meer dan alleen een tekenmethode. Het is een gestandaardiseerde taal die ervoor zorgt dat iedereen, van business analisten tot IT-developers, eenzelfde begrip heeft van de bedrijfsprocessen. Dit voorkomt misverstanden en maakt efficiënte samenwerking mogelijk. Zonder een duidelijke weergave van de processen is het lastig om bottlenecks te identificeren, verbeteringen door te voeren en de algehele efficiëntie van de organisatie te verhogen.

Voordelen van BPMN

BPMN biedt talloze voordelen:

Verbeterde Communicatie: Door een visuele weergave van de processen wordt de communicatie tussen verschillende afdelingen en belanghebbenden aanzienlijk verbeterd. Iedereen spreekt dezelfde "taal".
Procesoptimalisatie: BPMN helpt bij het identificeren van inefficiënties en bottlenecks in de processen, waardoor gerichte verbeteringen mogelijk zijn.
Automatisering: BPMN-modellen kunnen gebruikt worden als basis voor de automatisering van processen met behulp van Business Process Management Systemen (BPMS).
Compliance: Een duidelijke documentatie van de processen is essentieel voor compliance met regelgeving en normen. BPMN maakt dit overzichtelijk.
Training en Documentatie: Nieuwe medewerkers kunnen snel inzicht krijgen in de bedrijfsprocessen door de visuele weergave.

Kerncomponenten van BPMN

BPMN bestaat uit een aantal basiselementen die samen een procesmodel vormen. De belangrijkste elementen zijn:

Flow Objects

Dit zijn de actieve elementen in het proces:

Events: Gebeurtenissen die een proces starten, onderbreken of beëindigen. Denk aan een start event (een aanvraag komt binnen), een intermediate event (een timer loopt af) of een end event (de aanvraag is verwerkt).
Activities: Taken die uitgevoerd moeten worden. Dit kunnen user tasks zijn (handmatige acties door een persoon) of service tasks (automatische acties uitgevoerd door een systeem).
Gateways: Beslismomenten in het proces. Een exclusive gateway (XOR) kiest één pad op basis van een voorwaarde, een parallel gateway (AND) splitst het pad in meerdere paden die parallel worden uitgevoerd, en een inclusive gateway (OR) kiest één of meerdere paden op basis van voorwaarden.

Connecting Objects

Deze elementen verbinden de flow objects met elkaar:

Sequence Flows: Geeft de volgorde aan waarin de activiteiten uitgevoerd worden.
Message Flows: Geeft de communicatie tussen verschillende pools (organisaties of systemen) aan.
Association: Verbindt data objecten of text annotations met activiteiten.

Swimlanes

Swimlanes worden gebruikt om de verantwoordelijkheid voor de verschillende activiteiten in het proces aan te geven. Er zijn twee soorten swimlanes:

Pools: Representeren een deelnemer in het proces, bijvoorbeeld een organisatie of een systeem.
Lanes: Vertegenwoordigen een afdeling of rol binnen een pool.

Data Objects

Dit zijn de objecten die door het proces worden gemanipuleerd. Denk aan een document, een formulier of een database record.

BPMN in de Praktijk: Een Voorbeeld

Laten we een simpel voorbeeld bekijken: het verwerken van een online bestelling.

Start Event: De klant plaatst een bestelling op de website.
Activity: Het systeem controleert de voorraad.
Gateway (Exclusive): Is de voorraad voldoende?
- Ja: Ga door naar de volgende stap.
- Nee: Stuur een e-mail naar de klant dat het product niet op voorraad is (Message Flow naar de klant pool) en End Event (bestelling geannuleerd).
Activity: De klant betaalt de bestelling (User Task).
Activity: Het systeem verwerkt de betaling.
Activity: Het magazijn pakt de bestelling in.
Activity: De bestelling wordt verzonden.
End Event: De bestelling is verzonden.

Dit voorbeeld toont aan hoe BPMN een complex proces op een overzichtelijke manier kan visualiseren. Elke stap is duidelijk gedefinieerd en de beslismomenten zijn expliciet aangegeven.

BPMN Tools

Er zijn diverse tools beschikbaar voor het modelleren van bedrijfsprocessen in BPMN. Enkele populaire opties zijn:

Camunda: Een open-source platform voor procesautomatisering met een krachtige BPMN engine.
Signavio: Een cloud-based platform voor procesmodellering en -management.
Bizagi: Een low-code platform voor procesautomatisering met een BPMN modeller.
Visual Paradigm: Een uitgebreide UML modelling tool met BPMN ondersteuning.
Draw.io (Diagrams.net): Een gratis online tool voor het maken van diverse diagrammen, inclusief BPMN.

De keuze voor een specifieke tool hangt af van de behoeften en budget van de organisatie. Voor eenvoudige modellen kan Draw.io voldoende zijn, terwijl voor complexere processen en automatisering een platform zoals Camunda of Signavio meer geschikt is.

Data over BPMN Implementatie

Studies tonen aan dat organisaties die BPMN implementeren, significant profiteren van verbeterde efficiency en kostenbesparingen. Een onderzoek van Gartner suggereerde dat bedrijven die actief gebruik maken van BPMN en BPMS, tot 25% efficiënter kunnen werken. Daarnaast blijkt uit een onderzoek van Forrester dat bedrijven die hun processen in kaart brengen met behulp van BPMN, een betere compliance score behalen en minder risico lopen op boetes en sancties.

Deze cijfers benadrukken de waarde van BPMN als een instrument voor procesoptimalisatie en risicomanagement. Het investeren in BPMN-training en tooling kan een aanzienlijke ROI opleveren.

Conclusie en Call to Action

BPMN is een krachtige tool voor het modelleren en verbeteren van bedrijfsprocessen. Door de gestandaardiseerde notatie wordt de communicatie verbeterd, inefficiënties blootgelegd en automatisering mogelijk gemaakt. Of je nu een kleine onderneming bent of een grote multinational, het implementeren van BPMN kan leiden tot significantie verbeteringen in efficiency, compliance en klanttevredenheid. Begin vandaag nog met het in kaart brengen van uw belangrijkste processen in BPMN. Kies een tool die past bij uw behoeften, investeer in training en ervaar zelf de voordelen van een gestructureerde en visuele aanpak van procesmanagement. Overweeg een workshop of training om de basisprincipes van BPMN te leren en de eerste stappen te zetten naar een efficiëntere organisatie. Onderzoek de verschillende BPMN tools en kies de tool die het beste past bij de wensen en de grootte van uw organisatie. Succes!