Formal Letter How To Write

Een formele brief schrijven kan in veel situaties van pas komen. Of je nu solliciteert naar een baan, een klacht indient, of een officieel verzoek indient, een goed geschreven formele brief is cruciaal om je boodschap effectief over te brengen. Deze handleiding biedt een uitgebreid overzicht van hoe je een overtuigende en professionele formele brief schrijft, van het definiëren van je doel en publiek tot het afsluiten met een sterke en waardevolle slotzin.

Doel en Publiek Definieren

Voordat je begint met schrijven, is het essentieel om te bepalen waarom je de brief schrijft en wie je beoogt te bereiken. Dit zal de toon, de inhoud en de structuur van je brief beïnvloeden.

Waarom Schrijf Je de Brief?

Wat wil je bereiken? Is het je doel om informatie te verkrijgen, je ongenoegen te uiten, een aanvraag in te dienen, of een andere actie te stimuleren?
Wat is het gewenste resultaat? Denk na over wat je wilt dat de ontvanger doet na het lezen van je brief.

Wie is de Ontvanger?

Ken je de ontvanger persoonlijk? Zo niet, houd dan een afstandelijke en respectvolle toon aan.
Wat is de positie van de ontvanger? Pas je taal en argumentatie aan het niveau van de ontvanger aan (bijvoorbeeld, een directeur versus een medewerker).
Wat weet de ontvanger al over het onderwerp? Vermijd onnodige uitleg, maar zorg er tegelijkertijd voor dat je voldoende context biedt.

Een Sterke Opening

De eerste alinea van je formele brief is cruciaal om de aandacht van de lezer te trekken en direct de relevantie van je boodschap aan te tonen. Je opening moet helder, direct en professioneel zijn.

Vermeld direct het onderwerp. Begin met een duidelijke aanduiding van waar de brief over gaat. Bijvoorbeeld: "Betreft: Sollicitatie naar de functie van..." of "Betreft: Klacht over..."
Geef context. Zorg ervoor dat de ontvanger direct begrijpt waarom je schrijft. Bijvoorbeeld: "Naar aanleiding van uw advertentie op..." of "Ik schrijf u in verband met..."
Wees specifiek. Vermijd vage formuleringen en wees zo concreet mogelijk over je doel.

Voorbeeld van een sterke opening: "Betreft: Sollicitatie naar de functie van Marketing Manager, zoals vermeld op uw website. Ik ben zeer geïnteresseerd in deze functie gezien mijn uitgebreide ervaring in marketing en mijn passie voor innovatie."

Duidelijke Structuur en Organisatie

Een goed gestructureerde formele brief is essentieel voor een goede leesbaarheid en begrip. Gebruik korte alinea's, duidelijke zinnen en logische overgangen om je boodschap over te brengen.

Gebruik Alinea's Strategisch

Eén idee per alinea. Focus op één specifiek punt per alinea om verwarring te voorkomen.
Korte alinea's. Lange alinea's kunnen intimiderend zijn. Houd je alinea's kort en bondig.
Logische volgorde. Zorg ervoor dat je alinea's in een logische volgorde zijn gerangschikt om een coherent verhaal te vertellen.

Signaalwoorden en Overgangen

Gebruik overgangswoorden. Woorden zoals "daarnaast", "echter", "daarom", "vervolgens" en "desondanks" helpen bij het creëren van een vloeiende overgang tussen alinea's.
Herhaal sleutelwoorden. Herhaal belangrijke woorden en concepten om de samenhang tussen de verschillende delen van je brief te benadrukken.
Gebruik samenvattingen. In langere brieven kan het nuttig zijn om aan het begin van elke alinea een korte samenvatting van de inhoud te geven.

Voorbeeld van een Duidelijke Structuur

Inleiding: Introductie en doel van de brief.
Kern: Uitwerking van je argumenten, bewijs en relevante details.
Afsluiting: Samenvatting van je belangrijkste punten en je gewenste actie.

Onderbouwing met Bewijs

Om je argumenten overtuigend te maken, is het belangrijk om ze te onderbouwen met bewijs. Dit kan in de vorm van statistieken, feiten, voorbeelden, getuigenissen of verwijzingen naar relevante bronnen.

Gebruik concrete voorbeelden. Illustreer je punten met specifieke voorbeelden om ze tastbaarder te maken.
Citeer relevante bronnen. Als je gebruik maakt van externe informatie, vermeld dan altijd de bron.
Geef cijfers en statistieken. Cijfers kunnen je argumenten objectiever en overtuigender maken.

Voorbeeld: In plaats van te zeggen "Ik heb veel ervaring met projectmanagement," kun je zeggen: "Gedurende de afgelopen vijf jaar heb ik met succes meer dan tien projecten geleid, waarbij ik consistent binnen budget en deadlines ben gebleven. Uit een evaluatie van het laatste project bleek een klanttevredenheidsscore van 95%."

Relateerbaarheid Creëren

Hoewel een formele brief afstandelijk en professioneel moet zijn, is het belangrijk om de menselijke kant van je boodschap te laten zien. Probeer een verbinding met de lezer te creëren door je argumenten te relateren aan hun belangen of waarden.

Toon empathie. Laat zien dat je de situatie vanuit het perspectief van de ontvanger begrijpt.
Benadruk gemeenschappelijke doelen. Focus op doelen die jij en de ontvanger delen.
Gebruik storytelling. Een korte anekdote of een persoonlijk verhaal kan je brief menselijker maken.

Voorbeeld: "Ik begrijp dat uw organisatie zich inzet voor duurzaamheid, en ik ben ervan overtuigd dat mijn ervaring met het implementeren van milieuvriendelijke praktijken een waardevolle bijdrage kan leveren aan uw doelstellingen."

Actief en Inclusief Taalgebruik

Gebruik actieve en inclusieve taal om je boodschap duidelijk en respectvol over te brengen. Vermijd passieve constructies en seksistische of discriminerende taal.

Actieve zinnen. Gebruik actieve zinnen om je boodschap directer en krachtiger te maken. Bijvoorbeeld: "Ik heb de rapporten geanalyseerd" in plaats van "De rapporten zijn door mij geanalyseerd."
Inclusieve taal. Vermijd seksistische, racistische of andere discriminerende taal. Gebruik neutrale termen en vermijd stereotypen.
Wees specifiek. Vermijd vage of algemene uitspraken. Wees zo specifiek mogelijk over wat je bedoelt.

Voorbeeld: In plaats van te zeggen "De manager moet beslissen," kun je zeggen "De manager [naam] zal de beslissing nemen."

Afsluiten met Waarde

De afsluiting van je formele brief is je laatste kans om een positieve indruk achter te laten. Sluit af met een duidelijke samenvatting van je gewenste actie en een beleefde uitnodiging tot verdere communicatie.

Samenvatting. Herhaal kort je belangrijkste punten en je gewenste actie.
Bedank de ontvanger. Bedank de ontvanger voor hun tijd en aandacht.
Uitnodiging tot actie. Nodig de ontvanger uit om contact met je op te nemen of om verdere stappen te ondernemen.
Formele groet. Gebruik een formele groet, zoals "Hoogachtend," of "Met vriendelijke groet,".

Voorbeeld van een sterke afsluiting: "Ik ben ervan overtuigd dat mijn vaardigheden en ervaring een waardevolle toevoeging zouden zijn aan uw team. Ik kijk ernaar uit om mijn sollicitatie verder toe te lichten in een persoonlijk gesprek. Bedankt voor uw tijd en aandacht. Hoogachtend, [Uw naam]."

Checklist voor een Perfecte Formele Brief

Gebruik deze checklist om ervoor te zorgen dat je formele brief aan alle eisen voldoet:

Doel en publiek: Heb je duidelijk gedefinieerd waarom je schrijft en wie je wilt bereiken?
Sterke opening: Heb je de aandacht van de lezer getrokken met een duidelijke en relevante opening?
Duidelijke structuur: Is je brief goed georganiseerd met korte alinea's en logische overgangen?
Onderbouwing: Heb je je argumenten onderbouwd met bewijs, voorbeelden en relevante bronnen?
Relateerbaarheid: Heb je een verbinding met de lezer gecreëerd door empathie te tonen en gemeenschappelijke doelen te benadrukken?
Actieve taal: Heb je actieve en inclusieve taal gebruikt om je boodschap duidelijk en respectvol over te brengen?
Sterke afsluiting: Heb je afgesloten met een duidelijke samenvatting, een bedankje en een uitnodiging tot actie?
Proeflezen: Heb je je brief zorgvuldig nagelezen op spelfouten, grammaticafouten en inconsistenties?

Door deze stappen te volgen, kun je een formele brief schrijven die niet alleen professioneel en overtuigend is, maar ook je kansen op succes vergroot.