How To Type Formal Letter

Een formele brief schrijven kan intimiderend lijken, maar met de juiste aanpak en structuur wordt het een stuk eenvoudiger. Deze handleiding leidt je stap voor stap door het proces, zodat je voortaan zelfverzekerd een overtuigende en professionele brief kunt opstellen. We bekijken de belangrijkste elementen, van het bepalen van je doel en publiek tot het schrijven van een krachtige slotzin.

Het Fundament: Doel en Publiek

Voordat je ook maar één woord op papier zet, is het cruciaal om stil te staan bij het doel van je brief en wie je probeert te bereiken. Dit bepaalt de toon, de inhoud en de structuur van je brief.

• Wat wil je bereiken? Wil je informatie opvragen, een klacht indienen, solliciteren naar een baan of een voorstel doen? Formuleer je doel zo specifiek mogelijk.
• Wie is je lezer? Wat is hun functie, hun kennisniveau en hun verwachtingen? Een brief aan een CEO vereist een andere aanpak dan een brief aan een klantenservice medewerker. Denk na over hun mogelijke vooroordelen en hoe je die kunt overwinnen.

Voorbeeld: Stel, je wilt een klacht indienen over een defect product. Je doel is het verkrijgen van een reparatie of vervanging. Je publiek is waarschijnlijk de klantenservice afdeling van het bedrijf. Dit betekent dat je een formele en objectieve toon moet aanslaan, en alle relevante informatie (aankoopdatum, productnummer, omschrijving van het defect) moet vermelden.

De Opening: Een Sterke Haak

De eerste alinea van je brief is essentieel om de aandacht van de lezer te grijpen. Begin met een duidelijke en beknopte opening die direct de reden van je schrijven vermeldt.

• Vermijd vage formuleringen. Zeg niet "Ik schrijf u met betrekking tot..." maar wees direct: "Ik schrijf u om mijn ongenoegen te uiten over..."
• Gebruik een professionele begroeting. Kies een passende aanhef, afhankelijk van de relatie met de ontvanger. "Geachte heer/mevrouw [Achternaam]," is een veilige en gangbare optie. Als je de naam niet weet, gebruik dan "Geachte heer/mevrouw,".
• Geef direct de context. Noem relevante details zoals de datum van een incident, een ordernummer of een eerdere correspondentie. Dit helpt de lezer om de situatie snel te begrijpen.

Voorbeeld: In plaats van "Ik schrijf u met betrekking tot een probleem dat ik heb ondervonden met uw product," kun je beter schrijven: "Op 15 mei 2024 heb ik een [productnaam] (ordernummer: [ordernummer]) bij uw bedrijf gekocht. Helaas vertoont dit product een defect."

De Kern: Helder en Gestructureerd

De hoofdtekst van je brief moet helder, gestructureerd en to the point zijn. Gebruik korte alinea's en duidelijke zinnen om je boodschap over te brengen. Vermijd jargon en complexe formuleringen.

Gebruik van Alinea's

Verdeel je brief in verschillende alinea's, elk met een duidelijk onderwerp. Dit maakt de brief overzichtelijker en makkelijker te lezen.

Gebruik van Opsommingstekens of Nummering

Als je meerdere punten wilt bespreken, gebruik dan opsommingstekens of nummering om de informatie te structureren. Dit maakt het makkelijker voor de lezer om de belangrijkste punten te identificeren.

Vermijd Jargon en Ambiguïteit

Schrijf in een duidelijke en begrijpelijke taal. Vermijd vakjargon en dubbelzinnigheden. Wees precies en concreet.

Ondersteun Je Beweringen met Bewijs

Als je een klacht indient of een argument presenteert, onderbouw dan je beweringen met bewijs. Dit kan in de vorm van feiten, cijfers, foto's of documenten. Verwijs naar deze bewijsstukken in je brief.

Voorbeeld: Stel je voor dat je een klacht indient over een te late levering. Vermeld dan de beloofde leverdatum, de daadwerkelijke leverdatum en eventuele communicatie met het bedrijf over de vertraging. Voeg een kopie van de orderbevestiging en de track & trace informatie toe.

Taalgebruik: Actief en Inclusief

Gebruik actieve zinnen in plaats van passieve zinnen. Actieve zinnen zijn directer en makkelijker te begrijpen. Gebruik ook inclusieve taal die respectvol is voor alle lezers.

• Actief versus passief: "Het bedrijf heeft de order vertraagd" (actief) is beter dan "De order is vertraagd door het bedrijf" (passief).
• Inclusieve taal: Vermijd gender-specifieke termen als "meneer de voorzitter" en gebruik in plaats daarvan "voorzitter".

Let op je woordkeuze. Gebruik positieve en respectvolle taal, zelfs als je een klacht indient. Vermijd beledigende of agressieve bewoordingen.

Maak het Relateerbaar: Empathie en Begrip

Hoewel een formele brief objectief moet zijn, is het belangrijk om empathie te tonen en te laten zien dat je de situatie vanuit het perspectief van de lezer begrijpt. Dit kan helpen om een positievere reactie te krijgen.

Voorbeeld: In plaats van te zeggen "Ik ben woedend over de te late levering," kun je zeggen: "Ik begrijp dat er soms onvoorziene omstandigheden kunnen zijn, maar de te late levering heeft mijn plannen aanzienlijk verstoord."

De Afsluiting: Waarde en Actie

De slotzin van je brief is je laatste kans om een blijvende indruk te maken. Herhaal kort je doel en geef aan wat je verwacht van de lezer. Sluit af met een beleefde groet en je handtekening.

• Herhaal je doel: "Ik hoop dat u mijn klacht serieus in overweging neemt en zo spoedig mogelijk een oplossing biedt."
• Geef aan wat je verwacht: "Ik verzoek u om het product te repareren of te vervangen."
• Beleefde groet: "Met vriendelijke groet," of "Hoogachtend," zijn gangbare opties.
• Handtekening: Plaats je handtekening tussen de groet en je getypte naam.

Voorbeeld: "In afwachting van uw reactie en een spoedige oplossing voor dit probleem, verblijf ik met vriendelijke groet,"

Checklist voor een Perfecte Formele Brief

Gebruik deze checklist om je brief te controleren voordat je hem verstuurt:

• Is het doel van de brief duidelijk?
• Is de brief gericht op het juiste publiek?
• Is de opening krachtig en to the point?
• Is de brief helder en gestructureerd?
• Zijn beweringen onderbouwd met bewijs?
• Is de taal actief en inclusief?
• Is de toon respectvol en empathisch?
• Is de afsluiting sterk en geeft het duidelijk aan wat je verwacht?
• Is de brief correct gespeld en grammaticaal correct?
• Is de brief professioneel opgemaakt?

Door deze tips en richtlijnen te volgen, kun je met vertrouwen effectieve en professionele formele brieven schrijven die je helpen je doelen te bereiken. Succes!