Layout Of A Formal Letter

Het schrijven van een formele brief lijkt soms een intimiderende taak. Of je nu solliciteert naar een baan, een klacht indient, of informatie opvraagt, een correcte lay-out en professionele toon zijn essentieel. Deze handleiding helpt je bij het opstellen van een formele brief die impact maakt.

Doel en Publiek: De Basis van je Brief

Voordat je ook maar één woord op papier zet, is het cruciaal om je doel en publiek te bepalen. Waarom schrijf je deze brief? Wat wil je bereiken? En wie is de ontvanger? Dit bepaalt de toon, de inhoud en zelfs de lay-out van je brief.

Doel: Wil je informeren, overtuigen, verzoeken, of klagen? Wees specifiek.
Publiek: Wie leest de brief? Een HR-manager, een directeur, een klantenservice medewerker? Pas je taalgebruik en toon aan aan hun niveau van kennis en verwachtingen.

Bijvoorbeeld, een brief aan een klantenservice medewerker over een defect product vereist een andere aanpak dan een sollicitatiebrief aan een CEO. Denk na over hun achtergrond, hun belangen en hun mogelijke bezwaren.

De Start: Een Sterke Hook

De eerste indruk is cruciaal. Je opening moet de aandacht van de lezer trekken en meteen duidelijk maken waar de brief over gaat. Vermijd vage formuleringen en kom direct ter zake. Een goede openingszin kan zijn:

"Naar aanleiding van uw vacature op LinkedIn, wil ik graag mijn interesse kenbaar maken..."
"Met deze brief wil ik mijn bezorgdheid uiten over de recentelijk doorgevoerde wijzigingen in..."
"Ik schrijf u vandaag om een klacht in te dienen met betrekking tot..."

Vermijd clichés zoals "In vervolg op ons telefoongesprek..." als dit niet het meest relevante is. Focus op de kern van je boodschap.

Duidelijke Structuur: Orde in de Chaos

Een formele brief moet een duidelijke en logische structuur hebben. Dit maakt het de lezer makkelijker om de informatie te verwerken en je boodschap te begrijpen. De meest gebruikelijke structuur is:

Aanhef: Begin met een correcte aanhef. Gebruik "Geachte heer/mevrouw [Achternaam]," als je de naam van de ontvanger kent. Indien je de naam niet kent, gebruik dan "Geachte heer, mevrouw,".
Inleiding: Geef een korte introductie van jezelf en het doel van de brief.
Kern: Beschrijf in detail de reden van je brief. Verdeel de informatie in paragrafen met duidelijke onderwerpen.
Conclusie: Vat de belangrijkste punten samen en geef aan wat je van de ontvanger verwacht.
Afsluiting: Sluit af met een formele groet zoals "Met vriendelijke groet,".
Ondertekening: Plaats je handtekening boven je getypte naam.
Bijlagen: Vermeld eventuele bijlagen onder je naam.

Gebruik korte paragrafen en witregels om de tekst overzichtelijk te maken. Vermijd lange, ingewikkelde zinnen.

Bewijsvoering: Onderbouw je Argumenten

Of je nu een klacht indient, een verzoek doet, of een prestatie beschrijft, het is essentieel om je argumenten te onderbouwen met bewijs. Dit kan in de vorm van:

Specifieke details: Geef concrete voorbeelden en feiten.
Documentatie: Voeg relevante documenten toe als bijlage (facturen, contracten, screenshots, etc.).
Statistieken: Gebruik cijfers en percentages om je punt te versterken.
Getuigenissen: Indien mogelijk, verwijs naar getuigenissen van anderen.

Wees precies en objectief. Vermijd vage beweringen en persoonlijke aanvallen. Focus op de feiten en presenteer ze op een heldere en overtuigende manier.

Relateerbaarheid: Maak een Connectie

Hoewel een formele brief objectief en professioneel moet zijn, is het belangrijk om een menselijke connectie te creëren met de lezer. Dit kun je doen door:

Empathie tonen: Laat zien dat je de situatie van de lezer begrijpt.
Duidelijk te zijn over je intenties: Wat hoop je te bereiken met je brief en hoe kan de lezer helpen?
Waardering te tonen: Bedank de lezer voor hun tijd en aandacht.

Vermijd echter overdreven emoties of persoonlijke details die niet relevant zijn voor de inhoud van de brief. Vind een balans tussen professionaliteit en menselijkheid.

Actief en Inclusief Taalgebruik

Gebruik actieve zinsconstructies in plaats van passieve. Actieve zinnen zijn directer en makkelijker te begrijpen. Bijvoorbeeld, in plaats van "De brief is geschreven door mij," schrijf je "Ik heb de brief geschreven."

Let op inclusief taalgebruik. Vermijd seksistische of discriminerende termen. Gebruik genderneutrale formuleringen waar mogelijk. In plaats van "Geachte heer," kun je "Geachte heer, mevrouw," gebruiken als je het geslacht van de ontvanger niet kent.

Afsluiten met Waarde: Een Positieve Indruk

De afsluiting van je brief is net zo belangrijk als de opening. Het is je laatste kans om een positieve indruk achter te laten en de gewenste actie te stimuleren. Sluit af met:

Een samenvatting van de belangrijkste punten: Herhaal kort wat je wilt bereiken.
Een duidelijke call-to-action: Geef aan wat je van de ontvanger verwacht (bijvoorbeeld een antwoord, een afspraak, een terugbetaling).
Een aanbod tot verdere samenwerking: Laat zien dat je bereid bent om verder te helpen.
Een bedankje: Bedank de lezer voor hun tijd en aandacht.

Vermijd vage afsluitingen zoals "Ik hoop op een spoedig antwoord." Wees specifiek en proactief. Bijvoorbeeld: "Ik kijk uit naar uw reactie binnen twee weken. U kunt mij bereiken op [telefoonnummer] of [e-mailadres]."

Voorbeeld Lay-out

Hieronder een basisvoorbeeld van hoe een formele brief eruit kan zien:

Afzendergegevens:

[Jouw Naam]

[Jouw Adres]

[Postcode en Woonplaats]

[Telefoonnummer]

[E-mailadres]

Datum:

[Datum]

Ontvangergegevens:

[Naam van de Ontvanger]

[Functie van de Ontvanger]

[Naam van het Bedrijf/Organisatie]

[Adres van het Bedrijf/Organisatie]

[Postcode en Plaats van het Bedrijf/Organisatie]

Betreft:

[Onderwerp van de Brief]

Aanhef:

Geachte heer/mevrouw [Achternaam],

Inleiding:

[Korte inleiding waarin je jezelf voorstelt en het doel van de brief uitlegt.]

Kern:

[Gedetailleerde uitleg van de reden van de brief. Gebruik meerdere paragrafen.]

Conclusie:

[Samenvatting van de belangrijkste punten en een call-to-action.]

Afsluiting:

Met vriendelijke groet,

Ondertekening:

[Handtekening]