Looking Forward To Your Reply

Ken je dat gevoel? Je hebt net een belangrijke e-mail verstuurd, vol verwachting op een antwoord. Dat gevoel van spanning en anticipatie, wetende dat het antwoord de sleutel kan zijn tot een nieuwe kans, een oplossing voor een probleem, of simpelweg een volgende stap in een project. In het Nederlands zeggen we vaak: "Ik kijk uit naar uw antwoord" of "In afwachting van uw reactie." Maar is dat wel altijd de beste manier om een e-mail te beëindigen? Laten we eens duiken in de subtiliteiten van deze veelgebruikte formulering.

Het lijkt zo onschuldig, maar de manier waarop je een e-mail afsluit, kan een grote invloed hebben op de effectiviteit van je communicatie. Het is niet alleen een beleefdheidsvorm, maar ook een kans om de toon te zetten en de gewenste actie te stimuleren. Laten we de veelvoorkomende frustraties en uitdagingen bekijken die gepaard gaan met het wachten op een antwoord, en hoe je die kunt minimaliseren door slimme formulering en follow-up.

De kracht (en valkuilen) van "In Afwachting van Uw Reactie"

De frase "In afwachting van uw reactie" is alom bekend en wordt vaak gebruikt in professionele communicatie. Het is beleefd en toont aan dat je een antwoord verwacht. Maar er kleven ook nadelen aan:

• Passief: Het kan overkomen als passief en afwachtend. Het impliceert dat de bal nu bij de ontvanger ligt en dat jij niets meer kunt doen totdat je een antwoord ontvangt.
• Vaga: Het is niet specifiek over wat je precies wilt. Het kan de ontvanger in verwarring brengen over wat er van hem/haar verwacht wordt.
• Druk: Hoewel beleefd, kan het onbedoeld druk uitoefenen op de ontvanger. Iedereen heeft het druk, en de expliciete vermelding van je verwachting kan onbedoeld stress veroorzaken.

Dus, hoe kunnen we deze valkuilen vermijden en een effectievere afsluiting van onze e-mails creëren?

Alternatieven voor "In Afwachting van Uw Reactie"

Hier zijn enkele alternatieve formuleringen die specifieker en actiever zijn, en die de ontvanger meer richting geven:

• Specifieke vraag: Sluit af met een concrete vraag. Bijvoorbeeld: "Zou u mij kunnen laten weten of deze datum u schikt?" of "Kunt u de bijlage bekijken en mij uw feedback geven voor vrijdag?"
• Concrete actie: Geef duidelijk aan wat je van de ontvanger verwacht. Bijvoorbeeld: "Ik zou het waarderen als u de overeenkomst zou ondertekenen en terugsturen." of "Laat me weten of ik iets kan verduidelijken."
• Tijdsframe: Geef een deadline aan. Bijvoorbeeld: "Ik zou graag voor [datum] van u horen, zodat we verder kunnen met het project." (Wees hierin redelijk).
• Alternatieve contactmogelijkheden: Bied alternatieve manieren aan om contact op te nemen. Bijvoorbeeld: "Mocht u vragen hebben, aarzel dan niet om te bellen."
• Samenvatting: Herhaal kort de belangrijkste punten van je e-mail en de gewenste actie. Dit helpt de ontvanger te herinneren waar de e-mail over ging en wat er van hem/haar verwacht wordt.

Voorbeelden:

• In plaats van: "In afwachting van uw reactie," zeg: "Kunt u mij laten weten of u beschikbaar bent voor een telefonisch gesprek volgende week?"
• In plaats van: "Ik kijk uit naar uw antwoord," zeg: "Laat me voor vrijdag weten of u akkoord gaat met de voorgestelde wijzigingen."
• In plaats van: "In afwachting van uw reactie," zeg: "Mocht u vragen hebben, dan ben ik bereikbaar op [telefoonnummer]."

De Kunst van de Follow-up

Zelfs met de perfecte e-mailafsluiting, is het soms nodig om een follow-up te sturen. Uit onderzoek blijkt dat 44% van de salesmensen na één follow-up poging al opgeeft, terwijl 80% van de sales pas na 5 of meer follow-ups plaatsvindt (bron: Scripted). Dit benadrukt het belang van volharding, maar dan wel op een beleefde en respectvolle manier.

Wanneer moet je een follow-up sturen?

Het ideale moment voor een follow-up hangt af van de situatie. Een algemene richtlijn is om 2-3 werkdagen te wachten na je eerste e-mail. Als je een deadline hebt gesteld, wacht dan tot na de deadline voordat je een follow-up stuurt. Houd ook rekening met de drukte van de ontvanger. Mensen in leidinggevende functies of die met strakke deadlines werken, hebben mogelijk langer nodig om te reageren.

Hoe stuur je een effectieve follow-up?

• Wees kort en bondig: Herhaal kort de belangrijkste punten van je eerste e-mail en wat je van de ontvanger verwacht.
• Bied waarde: Voeg iets toe aan je follow-up e-mail. Dit kan een extra informatiebron zijn, een verduidelijking van een punt uit je eerste e-mail, of een nieuwe invalshoek.
• Wees beleefd en respectvol: Vermijd beschuldigende taal of een dwingende toon. Erken dat de ontvanger het mogelijk druk heeft en dat je begrip hebt voor een late reactie.
• Bied een uitweg: Geef de ontvanger de mogelijkheid om je e-mail te negeren. Bijvoorbeeld: "Mocht dit niet relevant zijn, negeer dan deze e-mail." Dit vermindert de druk en laat de ontvanger zich niet schuldig voelen.

Voorbeelden van follow-up zinnen:

• "Ik wilde even informeren of u al de kans heeft gehad om mijn vorige e-mail te bekijken."
• "Ik begrijp dat u het druk heeft, maar ik wilde even checken of er nog vragen zijn over mijn voorstel."
• "Om u te helpen bij uw beslissing, heb ik nog een extra informatiebron toegevoegd aan deze e-mail."

Conclusie: Van Passief Afwachten naar Proactieve Communicatie

De volgende keer dat je een e-mail verstuurt, denk dan na over je afsluiting. Vermijd de standaard "In afwachting van uw reactie" en kies voor een formulering die specifiek, actief en gericht is. Wees niet bang om een follow-up te sturen, maar doe dit op een beleefde en respectvolle manier. Door je communicatie te verbeteren, vergroot je de kans op een snelle en positieve reactie, en verminder je de frustratie van het wachten.

Onthoud: effectieve communicatie is een dialoog, geen monoloog. Het gaat om het creëren van een duidelijke verwachting, het bieden van waarde en het respecteren van de tijd van de ander.

Dus, in plaats van passief af te wachten, neem de regie over je communicatie en zie hoe de resultaten verbeteren!