Notes Payable And Accounts Payable

In de wereld van de boekhouding en financiën zijn er veel termen die soms verwarrend kunnen zijn. Twee van die termen die vaak door elkaar worden gehaald, maar toch fundamenteel verschillend zijn, zijn 'Notes Payable' (te betalen promesses) en 'Accounts Payable' (crediteuren). Beide vertegenwoordigen verplichtingen van een bedrijf, maar de aard, de documentatie en de bijbehorende voorwaarden zijn anders. Dit artikel beoogt een diepgaand inzicht te geven in beide concepten, hun verschillen en overeenkomsten, en hun impact op de financiële gezondheid van een onderneming.

Notes Payable: Schuldbekentenissen Ontrafeld

Een Note Payable is een formele, schriftelijke belofte om een bepaald bedrag te betalen, vaak met rente, op een specifieke datum of data in de toekomst. Het is in essentie een lening die wordt gedocumenteerd met een promesse (note). Deze promesse bevat alle details van de lening, inclusief het geleende bedrag (de hoofdsom), de rentevoet, de vervaldatum(s) en eventuele zekerheden.

Kenmerken van Notes Payable

• Formaliteit: Het is een formeel document met duidelijke voorwaarden.
• Schriftelijk: De overeenkomst is altijd schriftelijk vastgelegd.
• Rente: Vaak (maar niet altijd) is er een rentecomponent verbonden aan de schuld.
• Looptijd: Notes Payable hebben vaak een langere looptijd dan Accounts Payable.
• Zekerheden: In sommige gevallen is er een zekerheid (collateral) vereist om de lening te waarborgen.

Voorbeelden van Notes Payable

Een typisch voorbeeld van een Note Payable is een bedrijf dat een lening aangaat bij een bank om nieuwe machines te kopen. De bank zal een promesse eisen waarin de details van de lening staan beschreven, inclusief de rentevoet, de aflossingsschema en eventuele zekerheden (bijvoorbeeld de machines zelf). Een ander voorbeeld is een korte termijn lening van een leverancier. Ook hier kan een note payable verplicht zijn. Het gaat hier doorgaans om een groter bedrag en er zijn duidelijke afspraken over betalingen.

Boekhoudkundige Verwerking van Notes Payable

Wanneer een bedrijf een Note Payable aangaat, wordt dit geboekt als een credit op de 'Notes Payable' rekening in de balans. Tegelijkertijd wordt de kas (of een ander actief) gedebiteerd. Naarmate de rente oploopt, wordt deze geboekt als een rentekostenpost op de winst- en verliesrekening en als een credit op de 'Te Betalen Rente' rekening op de balans. Wanneer de hoofdsom en rente worden betaald, worden de respectieve rekeningen gedebiteerd en de kas gecrediteerd.

Accounts Payable: Crediteuren in Kaart

Accounts Payable, oftewel crediteuren, vertegenwoordigen de kortlopende schulden van een bedrijf aan leveranciers voor goederen of diensten die op krediet zijn gekocht. Het is in feite geld dat het bedrijf verschuldigd is aan zijn leveranciers en andere crediteuren voor aankopen die al zijn gedaan, maar nog niet zijn betaald. Dit ontstaat wanneer een bedrijf goederen of diensten ontvangt op krediet, met de belofte om deze later te betalen.

Kenmerken van Accounts Payable

• Kortlopend: Accounts Payable zijn over het algemeen kortlopende schulden, meestal binnen 30 tot 90 dagen.
• Informele afspraken: De afspraken zijn vaak gebaseerd op standaard betalingsvoorwaarden tussen het bedrijf en zijn leveranciers, en minder formeel dan bij Notes Payable.
• Geen rente: Over het algemeen wordt er geen rente berekend op Accounts Payable, tenzij de betaling te laat is.
• Gebaseerd op facturen: Accounts Payable worden ondersteund door facturen van leveranciers.

Voorbeelden van Accounts Payable

Stel dat een winkelier goederen inkoopt bij een groothandel met een betalingstermijn van 30 dagen. Totdat de winkelier de factuur van de groothandel betaalt, staat dit bedrag als een Accounts Payable op de balans van de winkelier. Een ander voorbeeld is een bedrijf dat kantoorbenodigdheden koopt van een leverancier op krediet. Het bedrag dat het bedrijf aan de leverancier verschuldigd is, wordt beschouwd als een Accounts Payable.

Boekhoudkundige Verwerking van Accounts Payable

Wanneer een bedrijf goederen of diensten op krediet koopt, wordt dit geboekt als een debet op de relevante kostenrekening (bijvoorbeeld 'Inkoop') en een credit op de 'Accounts Payable' rekening in de balans. Wanneer de factuur wordt betaald, wordt de 'Accounts Payable' rekening gedebiteerd en de kas gecrediteerd.

De Belangrijkste Verschillen Samengevat

Hieronder een samenvatting van de belangrijkste verschillen tussen Notes Payable en Accounts Payable:

Impact op Financiële Gezondheid

Zowel Notes Payable als Accounts Payable spelen een cruciale rol in de financiële gezondheid van een bedrijf. Een gezond niveau van Accounts Payable kan een indicatie zijn van een goede relatie met leveranciers en een efficiënte cashflow. Een te hoog niveau kan echter wijzen op betalingsproblemen. Notes Payable worden gebruikt om grotere investeringen te doen, het financieren van bedrijfsvoering en overnames. Het is belangrijk dat deze verplichtingen beheersbaar zijn in relatie tot de gegenereerde winstgevendheid en de aanwezigheid van activa.

Het beheren van zowel Notes Payable als Accounts Payable is essentieel voor een goede cashflowmanagement. Te late betalingen kunnen leiden tot boetes, beschadiging van de relatie met leveranciers en een negatieve impact op de kredietwaardigheid van het bedrijf. Een goed gepland aflossingsschema voor Notes Payable en een efficiënt proces voor het betalen van Accounts Payable zijn cruciaal voor het behouden van een gezonde financiële positie.

Real-World Voorbeelden en Data

Uit onderzoek blijkt dat kleine bedrijven vaak moeite hebben met het beheren van hun Accounts Payable. Volgens een rapport van de Federation of Small Businesses (FSB) in het Verenigd Koninkrijk wordt ongeveer 30% van de facturen van kleine bedrijven te laat betaald, wat leidt tot cashflowproblemen. Dit benadrukt het belang van een effectief Accounts Payable management systeem.

Een voorbeeld van een groot bedrijf dat gebruik maakt van Notes Payable is bijvoorbeeld een luchtvaartmaatschappij die vliegtuigen financiert. Vaak wordt er een significante lening afgesloten, waar een note payable aan ten grondslag ligt. De waarde van de vliegtuigen dient als zekerheid voor de lening.

Data van de Federal Reserve in de Verenigde Staten laat zien dat de totale uitstaande Notes Payable van Amerikaanse bedrijven (exclusief financiële instellingen) in de afgelopen jaren aanzienlijk is gestegen. Dit wijst op een toegenomen behoefte aan financiering, maar ook op een potentieel risico als de economische omstandigheden verslechteren.

Conclusie

Notes Payable en Accounts Payable zijn beide belangrijke soorten verplichtingen voor een bedrijf. Hoewel ze beide schulden vertegenwoordigen, verschillen ze aanzienlijk in hun aard, formaliteit en looptijd. Het begrijpen van deze verschillen is essentieel voor een correcte boekhouding, een effectief cashflowmanagement en een gezonde financiële positie. Het is raadzaam voor ondernemers en managers om hun Accounts Payable en Notes Payable nauwlettend in de gaten te houden en indien nodig professioneel advies in te winnen om een optimale financiële strategie te ontwikkelen. Een goed beheer van deze verplichtingen draagt bij aan de stabiliteit en groei van de onderneming.

Actie: Analyseer uw huidige Accounts Payable en Notes Payable. Identificeer mogelijkheden om uw betalingsvoorwaarden te verbeteren en uw cashflow te optimaliseren. Overweeg professioneel advies als u moeite heeft met het beheren van uw schulden.