Regels Voor Het Geven Van Feedback

Feedback geven, het lijkt soms wel een mijnenveld. Je wilt je collega's of medewerkers helpen groeien, maar de angst om te kwetsen of een defensieve reactie uit te lokken, kan groot zijn. Daarom is het cruciaal om feedback op een effectieve en constructieve manier te geven. Deze gids biedt je een aantal principes die je helpen om van feedback geven een positieve en waardevolle ervaring te maken.

Begin met Empathie: Verplaats Je in de Ander

De basis van goede feedback is empathie. Voordat je begint met het formuleren van je feedback, probeer je te verplaatsen in de situatie van de ander. Wat zijn de uitdagingen waarmee ze te maken hebben? Welke druk ervaren ze? Wat zijn hun persoonlijke doelen? Als je dit begrijpt, kun je je feedback beter afstemmen en komt het waarschijnlijk beter aan.

Denk bijvoorbeeld aan een collega die net een grote presentatie heeft gegeven die niet helemaal vlekkeloos verliep. In plaats van direct te zeggen: "Je presentatie was rommelig en ongestructureerd," kun je beginnen met: "Ik weet dat je hard aan deze presentatie hebt gewerkt en dat dit een belangrijk moment was. Ik zie dat je je best hebt gedaan. Misschien kunnen we samen kijken naar een paar punten die je in de toekomst kunt verbeteren?"

Het is belangrijk om te onthouden dat iedereen anders reageert op feedback. Sommige mensen zijn open en staan te popelen om te leren, terwijl anderen zich snel aangevallen voelen. Door empathisch te zijn, kun je je aanpak aanpassen aan de individuele behoeften van de ontvanger.

Highlight Real-World Impact: Laat de Gevolgen Zien

Feedback is veel effectiever als je de real-world impact laat zien. Leg uit hoe het gedrag of de prestaties van de persoon invloed hebben op anderen, op het team of op de organisatie als geheel. Vermijd abstracte kritiek en focus op concrete voorbeelden.

Stel dat een teamlid regelmatig te laat komt op meetings. In plaats van te zeggen: "Je bent altijd te laat," kun je zeggen: "Als je te laat komt op de meetings, moeten we wachten tot je er bent, wat betekent dat de rest van het team kostbare tijd verliest. Het project loopt hierdoor vertraging op en dat kan leiden tot ontevredenheid bij de klant."

Door de gevolgen te laten zien, help je de persoon te begrijpen waarom hun gedrag belangrijk is en waarom het noodzakelijk is om veranderingen aan te brengen. Het gaat niet alleen om regels of procedures, maar om de impact op echte mensen en resultaten.

Address Counterpoints: Erken Andere Perspectieven

Om je geloofwaardigheid te vergroten, is het belangrijk om counterpoints te adresseren. Erken dat er andere perspectieven kunnen zijn en dat jouw mening niet de enige waarheid is. Dit toont aan dat je openstaat voor discussie en dat je de complexiteit van de situatie begrijpt.

Bijvoorbeeld, als je feedback geeft over een bepaalde strategie, kun je zeggen: "Ik begrijp dat er ook voordelen zitten aan de huidige aanpak, zoals de snelheid waarmee we resultaten boeken. Echter, ik denk dat een meer strategische benadering op de lange termijn duurzamer zal zijn, ook al kost het in het begin meer tijd."

Door tegenargumenten te erkennen, voorkom je dat je als dogmatisch of arrogant wordt gezien. Het laat zien dat je hebt nagedacht over de verschillende mogelijkheden en dat je je feedback baseert op een weloverwogen afweging. Dit bevordert een open en eerlijke dialoog.

Use Consistent Voice: Professioneel, Maar Menselijk

Je stemgebruik is cruciaal bij het geven van feedback. Streef naar een consistente en professionele toon, maar vergeet niet om menselijk te blijven. Vermijd jargon en formele taal die de communicatie kan bemoeilijken. Spreek vanuit jezelf en gebruik 'ik'-boodschappen.

In plaats van te zeggen: "Het is duidelijk dat je niet genoeg aandacht hebt besteed aan de details," kun je zeggen: "Ik heb gemerkt dat er een paar details over het hoofd zijn gezien. Ik denk dat het nuttig zou zijn om de documenten nog eens grondig door te nemen voordat je ze indient."

Gebruik een vriendelijke en respectvolle toon. Toon oprechte interesse in de ontwikkeling van de ander. Een glimlach en oogcontact kunnen wonderen doen om de sfeer te verbeteren en de boodschap beter te laten aankomen.

Break Down Complex Ideas: Maak het Begrijpelijk

Als je feedback geeft over complexe onderwerpen, is het belangrijk om de ideeën te vereenvoudigen. Gebruik analogieën, metaforen en simpele voorbeelden om abstracte concepten tastbaar te maken. Dit helpt de ander om de boodschap beter te begrijpen en te onthouden.

Stel dat je feedback geeft over timemanagement. In plaats van te zeggen: "Je moet je prioriteiten beter stellen," kun je zeggen: "Stel je voor dat je een rugzak hebt die je moet vullen. Je kunt niet alles meenemen, dus je moet kiezen wat het belangrijkste is. De zware spullen, de taken die cruciaal zijn voor het project, moeten onderop. De minder belangrijke spullen, de taken die minder urgent zijn, kunnen bovenop."

Hoe duidelijker en eenvoudiger je feedback, hoe groter de kans dat de ander het begrijpt en er iets mee kan. Vermijd ingewikkelde formuleringen en focus op de essentie.

Stay Solution-Focused: Biedt Oplossingen aan

Feedback moet oplossingsgericht zijn. Het is niet genoeg om alleen problemen te benoemen. Bied ook concrete suggesties en ideeën aan over hoe de situatie verbeterd kan worden. Dit toont aan dat je betrokken bent en dat je wilt helpen.

In plaats van te zeggen: "Je communicatie is onduidelijk," kun je zeggen: "Je communicatie is soms onduidelijk. Misschien kun je proberen om je boodschap te structureren volgens de 'piramide-methode', waarbij je begint met de conclusie en vervolgens de argumenten geeft. Ik denk dat dat zou helpen om je boodschap duidelijker over te brengen."

Bied niet alleen oplossingen aan, maar vraag ook de ander om input. Wat denken zij dat zou helpen? Samen kunnen jullie tot de beste oplossingen komen.

Concrete Voorbeelden van Oplossingsgerichte Feedback:

• Probleem: Regelmatig te laat met rapporten.
  Oplossing: Implementeer een herinneringssysteem of blokkeer tijd in je agenda om aan rapporten te werken.
• Probleem: Moeite met delegeren.
  Oplossing: Begin met het delegeren van kleinere taken en geef duidelijke instructies.
• Probleem: Snel afgeleid tijdens vergaderingen.
  Oplossing: Zet je telefoon uit en focus op de spreker. Maak aantekeningen om je betrokken te houden.

Close with a Question or Action: Stimuleer Reflectie

Sluit de feedbacksessie af met een vraag of actie. Dit stimuleert de ander om na te denken over de feedback en om concrete stappen te ondernemen om zich te verbeteren. Het is belangrijk om de bal niet bij jezelf te houden, maar om de ander actief te betrekken.

Vraag bijvoorbeeld: "Wat zijn jouw ideeën over hoe we dit kunnen aanpakken?" of "Welke stap ga je als eerste zetten om deze feedback te implementeren?" Je kunt ook voorstellen om samen een plan van aanpak te maken. Het doel is om de ander te empoweren en te motiveren om actie te ondernemen.

Ook het bedanken van de persoon voor hun openheid en bereidheid om feedback te ontvangen is essentieel. Het versterkt de relatie en creëert een veilige omgeving voor toekomstige feedbacksessies.

Voorbeelden van Afrondende Vragen:

• Wat is de belangrijkste les die je uit deze feedback hebt gehaald?
• Welke ondersteuning heb je nodig om deze feedback te implementeren?
• Wanneer kunnen we even kort terugkomen op dit gesprek om de voortgang te bespreken?

Het geven van feedback is een vaardigheid die je kunt leren en ontwikkelen. Door deze principes toe te passen, kun je feedback geven op een manier die constructief, motiverend en effectief is. Het is een investering in de groei en ontwikkeling van je collega's en medewerkers, en uiteindelijk ook in het succes van de organisatie. Welke concrete actie ga jij vandaag zetten om je feedbackvaardigheden te verbeteren?