Vertrouwende U Hiermee Voldoende Te Hebben Geïnformeerd

Kent u dat gevoel? U leest een lange e-mail, een brief van een instantie, of zelfs een update op het werk, en aan het einde staat: "Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd." Het klinkt formeel, misschien zelfs beleefd, maar laat het u ook met een gevoel van onzekerheid achter? Heeft u daadwerkelijk alle informatie die u nodig heeft? Is er nog iets onbesproken gebleven? In dit artikel gaan we dieper in op deze veelgebruikte afsluiting, de impact ervan, en hoe we effectiever kunnen communiceren, zodat iedereen zich werkelijk geïnformeerd voelt.

De bedoeling en de interpretatie

De zin "Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd" is bedoeld als een formele afronding van een mededeling. Het suggereert dat de afzender gelooft dat de ontvanger alle relevante details heeft ontvangen en begrepen. Het doel is doorgaans om een gevoel van volledigheid en professionaliteit over te brengen. De interpretatie ervan kan echter variëren.

De doelgroep: Deze formulering wordt vaak gebruikt in formele contexten, zoals:

• Correspondentie met overheidsinstanties: Brieven van de belastingdienst, gemeenten, etc.
• Zakelijke communicatie: E-mails van bedrijven naar klanten of partners.
• Interne memo's en updates: Informatie die binnen een organisatie wordt gedeeld.

Mensen interpreteren de zin op verschillende manieren. Sommigen zien het als een beleefde afsluiting, terwijl anderen het ervaren als afstandelijk of zelfs passief-agressief. Het is belangrijk om rekening te houden met deze mogelijke interpretaties bij het gebruik van deze zin.

De valkuilen van "Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd"

Hoewel de intentie achter deze afsluiting wellicht goed is, zijn er een aantal valkuilen waar we ons van bewust moeten zijn:

1. Veronderstellingen

De zin veronderstelt dat de ontvanger daadwerkelijk alle benodigde informatie heeft begrepen. Dit is niet altijd het geval. Misschien is de informatie onduidelijk geformuleerd, is er sprake van jargon, of ontbreken er cruciale details. Door simpelweg te vertrouwen dat de ontvanger geïnformeerd is, loop je het risico dat er misverstanden ontstaan en dat vragen onbeantwoord blijven.

2. Afstandelijkheid

De formulering kan afstandelijk en onpersoonlijk overkomen. Het suggereert dat de afzender zich niet betrokken voelt bij de daadwerkelijke informatiebehoefte van de ontvanger. Dit kan een negatieve impact hebben op de relatie tussen de afzender en de ontvanger, vooral als er al sprake is van een formele of hiërarchische verhouding.

3. Gebrek aan interactie

De zin moedigt geen interactie aan. Het impliceert dat de discussie gesloten is en dat er geen verdere vragen of opmerkingen nodig zijn. Dit kan het gevoel van onzekerheid bij de ontvanger vergroten, omdat hij of zij zich mogelijk niet vrij voelt om verdere opheldering te vragen. In een tijdperk waarin dialoog en feedback centraal staan, is dit een gemiste kans.

4. Passief-agressieve ondertoon

In sommige gevallen kan de zin zelfs een passief-agressieve ondertoon hebben. Het kan worden geïnterpreteerd als een manier om verantwoordelijkheid af te schuiven: "Ik heb mijn best gedaan om je te informeren, dus als je het niet begrijpt, is dat jouw probleem." Dit is uiteraard niet de bedoeling, maar het risico bestaat wel, vooral als de voorafgaande communicatie al spanningen bevatte.

Hoe kunnen we het beter doen?

Gelukkig zijn er verschillende manieren om effectiever en duidelijker te communiceren, zonder de genoemde valkuilen:

1. Wees specifiek en duidelijk

Vermijd vaag taalgebruik en jargon. Wees specifiek over de informatie die u wilt overbrengen. Gebruik duidelijke en eenvoudige zinnen. Verdeel lange teksten in korte paragrafen met duidelijke kopjes en subkopjes. Gebruik bullet points of nummering om belangrijke punten te benadrukken.

2. Controleer op begrijpelijkheid

Lees uw bericht kritisch door voordat u het verstuurt. Vraag uzelf af of de informatie begrijpelijk is voor uw doelgroep. Laat eventueel een collega of vriend(in) meekijken en feedback geven. Houd rekening met het kennisniveau en de achtergrond van de ontvanger.

3. Moedig vragen aan

Sluit uw bericht af met een uitnodiging tot interactie. Moedig de ontvanger aan om vragen te stellen. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact op te nemen." of "We staan klaar om uw vragen te beantwoorden." Dit laat zien dat u betrokken bent en bereid bent om te helpen.

4. Gebruik actieve taal

Gebruik actieve taal in plaats van passieve taal. Actieve zinnen zijn directer en duidelijker. Bijvoorbeeld: "Wij hebben u geïnformeerd" in plaats van "U bent hiermee geïnformeerd."

5. Wees persoonlijk

Probeer een persoonlijke noot toe te voegen aan uw bericht. Dit kan bijvoorbeeld door de ontvanger bij naam te noemen, of door te verwijzen naar eerdere gesprekken. Dit maakt de communicatie minder afstandelijk en creëert een gevoel van verbinding.

6. Overweeg alternatieve afsluitingen

Er zijn veel alternatieve afsluitingen die vriendelijker en uitnodigender zijn dan "Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd." Enkele voorbeelden:

• "Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd." (Iets minder formeel)
• "Neem gerust contact op als u nog vragen heeft." (Moedigt interactie aan)
• "We hopen dat dit u helpt." (Geeft blijk van behulpzaamheid)
• "Met vriendelijke groet," (Standaard, maar persoonlijker dan de genoemde zin)

7. Toon empathie

Probeer u in te leven in de situatie van de ontvanger. Toon empathie en begrip voor eventuele zorgen of vragen die hij of zij kan hebben. Dit maakt de communicatie menselijker en bevordert een positieve relatie.

Voorbeelden in de praktijk

Laten we eens kijken naar een paar voorbeelden van hoe we de communicatie kunnen verbeteren:

Slechte communicatie:

Betreft: Wijziging Algemene Voorwaarden

Geachte heer/mevrouw,

Hierbij informeren wij u over de wijziging van onze Algemene Voorwaarden. De nieuwe Algemene Voorwaarden zijn bijgevoegd. Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet,

De directie

Betere communicatie:

Betreft: Belangrijke wijziging in uw Algemene Voorwaarden

Geachte heer/mevrouw,

We willen u graag informeren over een belangrijke wijziging in onze Algemene Voorwaarden. Deze wijziging heeft betrekking op [specifieke wijziging].

De belangrijkste punten van de wijziging zijn:

• [Punt 1 in begrijpelijke taal]
• [Punt 2 in begrijpelijke taal]

De volledige nieuwe Algemene Voorwaarden zijn als bijlage toegevoegd. We hebben geprobeerd de belangrijkste wijzigingen zo helder mogelijk uit te leggen, maar mocht u toch nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. U kunt ons bereiken via [telefoonnummer] of [e-mailadres].

We hopen dat deze informatie u helpt. Bedankt voor uw vertrouwen.

Met vriendelijke groet,

Het team van [bedrijfsnaam]

In dit voorbeeld zien we dat de betere communicatie specifieker is, duidelijker uitlegt wat er verandert, en actief de ontvanger aanmoedigt om vragen te stellen. Dit creëert een gevoel van transparantie en betrokkenheid.

Conclusie: Communicatie als een kans

De afsluiting "Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd" is misschien wel aan herziening toe. Door bewust te zijn van de valkuilen en door te kiezen voor een meer actieve, persoonlijke en empathische communicatiestijl, kunnen we een positievere en effectievere interactie creëren met onze doelgroep. Communicatie is geen verplichting, maar een kans om een sterke relatie op te bouwen en wederzijds begrip te bevorderen. Laten we die kans met beide handen aangrijpen.