Hoe Eindig Je Een Brief

Het einde van een brief, e-mail of ander schrijven is vaak een ondergeschoven kindje. We besteden uren aan de formulering van de inhoud, maar het slotwoord krijgt nauwelijks aandacht. Toch is een goede afsluiting cruciaal! Het laat een blijvende indruk achter en kan de toon van je hele boodschap bepalen. Dit artikel helpt je om je brieven en e-mails op de juiste manier af te sluiten, afgestemd op het doel en de ontvanger.

Waarom de Afsluiting Belangrijk is

De afsluiting is meer dan alleen een formaliteit. Het is je laatste kans om:

Een positieve indruk achter te laten.
Je belangrijkste boodschap te herhalen.
De ontvanger aan te zetten tot actie.
Je professionaliteit te tonen.

Denk er eens over na: welke brieven of e-mails herinner je je het beste? Waarschijnlijk die met een krachtige openingszin én een overtuigende afsluiting. Een zwakke afsluiting kan al het goede werk dat je in de rest van je brief hebt gestopt, tenietdoen.

Bepaal Doel en Publiek

Voordat je zelfs maar één woord opschrijft, is het essentieel om stil te staan bij het doel van je schrijven en wie je publiek is. Is het een formele zakelijke brief? Een informele e-mail naar een collega? Een bedankbrief na een sollicitatiegesprek? De context bepaalt de toon en de juiste afsluiting.

Verschillende Situaties, Verschillende Afsluitingen

Hier zijn enkele voorbeelden:

Sollicitatiebrief: Druk nogmaals je enthousiasme uit en verwijs naar een mogelijk vervolggesprek.
Klachtenbrief: Herhaal kort het probleem en de gewenste oplossing.
Bedankbrief: Spreek je dankbaarheid uit en bevestig de relatie.
Zakelijke e-mail (intern): Houd het kort en to the point.
Zakelijke e-mail (extern): Behoud een professionele toon, maar voeg eventueel een persoonlijke noot toe.

De belangrijkste vraag die je jezelf moet stellen is: "Wat wil ik dat de lezer doet nadat hij/zij deze brief heeft gelezen?"

Start met een Krachtige Kernboodschap

De afsluiting is het perfecte moment om de kernboodschap van je brief of e-mail te herhalen. Dit is niet hetzelfde als simpelweg de inhoud samenvatten, maar eerder het benadrukken van het belangrijkste punt dat je wilt dat de lezer onthoudt.

Bijvoorbeeld, als je een sollicitatiebrief schrijft, kun je de afsluiting gebruiken om je belangrijkste vaardigheden en je enthousiasme voor de functie nogmaals te benadrukken: "Mijn ervaring in [relevant vakgebied] en mijn passie voor [bedrijf/sector] maken mij een ideale kandidaat voor deze functie."

Deze beknopte herhaling zorgt ervoor dat je boodschap blijft hangen.

Structuur en Duidelijkheid

Net als de rest van je brief moet de afsluiting helder en gestructureerd zijn. Vermijd lange, ingewikkelde zinnen en zorg ervoor dat de toon consistent is met de rest van je schrijven.

Een goede structuur voor een afsluiting bestaat vaak uit de volgende elementen:

Een bedankje (indien van toepassing): Bedank de lezer voor hun tijd en aandacht.
Een herhaling van de kernboodschap: Benoem het belangrijkste punt nogmaals.
Een oproep tot actie (indien van toepassing): Laat de lezer weten wat je van hen verwacht.
Een slotgroet: Kies een passende groet, afhankelijk van de formaliteit.
Je naam en eventueel je functie/contactgegevens.

Door deze structuur te volgen, zorg je ervoor dat je afsluiting logisch en gemakkelijk te volgen is voor de lezer.

Gebruik Onderbouwing

Hoewel de afsluiting kort en bondig moet zijn, kun je indien relevant onderbouwing toevoegen. Dit kan in de vorm van een korte verwijzing naar een bijlage, een link naar een relevante website of een korte herinnering aan een eerder gesprek.

Bijvoorbeeld, als je in je brief een offerte hebt besproken, kun je in de afsluiting verwijzen naar de bijgevoegde offerte en aanbieden om eventuele vragen te beantwoorden. Of als je naar een specifiek document verwijst in de brief: "Zoals besproken verwijs ik naar het rapport in bijlage."

Maak het Relateerbaar

Probeer een persoonlijke touch toe te voegen aan je afsluiting, zonder dat het ongepast wordt. Dit kan door een korte persoonlijke opmerking te maken of door je enthousiasme over het onderwerp te uiten.

Bijvoorbeeld, als je een bedankbrief schrijft na een inspirerend gesprek, kun je zeggen: "Ik heb erg genoten van ons gesprek en kijk uit naar de mogelijkheid om verder te praten over [relevant onderwerp]."

Deze persoonlijke noot zorgt ervoor dat je brief authentiek en oprecht overkomt.

Actieve en Inclusieve Taal

Gebruik actieve taal in je afsluiting om je boodschap krachtiger te maken. In plaats van te zeggen "Er kan contact met mij worden opgenomen," zeg je "U kunt contact met mij opnemen."

Daarnaast is het belangrijk om inclusieve taal te gebruiken. Vermijd gender-specifieke formuleringen en zorg ervoor dat je taalgebruik respectvol is voor alle lezers.

Denk na over alternatieven voor traditionele afsluitingen die misschien als verouderd of exclusief worden ervaren. "Hoogachtend" is bijvoorbeeld een klassieke, formele afsluiting, maar in veel gevallen is "Met vriendelijke groet" of een variant daarop een prima alternatief.

Eindig met Waarde

De beste afsluitingen bieden waarde aan de lezer. Dit kan in de vorm van een aanbod om te helpen, een belofte om follow-up te geven of een simpel bedankje voor hun tijd.

Een afsluiting die waarde biedt, laat zien dat je betrokken bent en dat je de relatie met de lezer waardeert. Het is een krachtige manier om een positieve indruk achter te laten en de kans op een succesvolle uitkomst te vergroten.

Voorbeelden van Afsluitingen

Hier zijn enkele voorbeelden van afsluitingen, afgestemd op verschillende situaties:

Formele Brief

"In afwachting van uw reactie, verblijf ik,

Hoogachtend,

[Uw naam]"

Alternatief:

"Met vriendelijke groet,

[Uw naam]"

Informele E-mail

"Groeten,

[Uw naam]"

Alternatief:

"Hartelijke groet,

[Uw naam]"

Sollicitatiebrief

"Graag licht ik mijn motivatie en ervaring verder toe in een persoonlijk gesprek. Ik zie uw reactie met belangstelling tegemoet.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam]"

Bedankbrief

"Nogmaals hartelijk dank voor uw tijd en de prettige samenwerking. Ik waardeer uw inzet zeer.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam]"

Klachtenbrief

"Ik hoop dat u mijn klacht serieus neemt en dat we snel tot een passende oplossing kunnen komen. Ik zie uw reactie binnen [aantal dagen] dagen tegemoet.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam]"

Tot slot

De afsluiting van je brief of e-mail is een essentieel onderdeel van je communicatie. Door bewust na te denken over het doel, het publiek en de boodschap, kun je een krachtige afsluiting creëren die een blijvende indruk achterlaat en de gewenste resultaten oplevert. Neem dus de tijd om je afsluiting te perfectioneren en zie hoe het je communicatie naar een hoger niveau tilt!