Hoe Eindig Je Een Engelse Mail

Het correct beëindigen van een Engelse e-mail is cruciaal voor een professionele en beleefde communicatie. Een verkeerde afsluiting kan een negatieve indruk achterlaten, terwijl een goede afsluiting de deur openhoudt voor toekomstige interacties. In dit artikel duiken we diep in de verschillende manieren om een Engelse e-mail op een effectieve manier af te ronden, rekening houdend met de context, de relatie met de ontvanger en het doel van de e-mail.

Key points om een effectieve afsluiting te garanderen

Een goede afsluiting van een Engelse e-mail hangt af van verschillende factoren. Het is belangrijk om de juiste tone of voice te gebruiken, de relatie met de ontvanger in acht te nemen en een duidelijke call to action te formuleren indien nodig. We zullen deze punten verder uitdiepen in de volgende secties.

Formele Afsluitingen: Voor Professionele Communicatie

In formele e-mails, bijvoorbeeld naar een potentiële klant, een superieur of een onbekende contactpersoon, is het essentieel om een respectvolle en professionele toon te handhaven. Hier zijn enkele gangbare opties:

• Sincerely: Dit is een veilige en algemeen geaccepteerde optie voor de meeste formele e-mails.
• Respectfully: Geschikt wanneer u respect wilt tonen, vooral naar iemand in een hogere positie.
• Yours sincerely: Gebruik deze optie wanneer u de naam van de ontvanger in de aanhef kent (bijv. "Dear Mr. Smith").
• Yours faithfully: Gebruik deze optie wanneer u de naam van de ontvanger *niet* kent in de aanhef (bijv. "Dear Sir/Madam").
• Kind regards: Iets minder formeel dan de bovenstaande opties, maar nog steeds geschikt voor zakelijke communicatie.

Voorbeeld:

Dear Mr. Johnson,

[Body of the email]

Yours sincerely,

[Your Name]

Informele Afsluitingen: Voor Bekende Contacten

Wanneer u een e-mail stuurt naar een collega, een vriend of een bekende contactpersoon, kunt u een meer informele afsluiting gebruiken. Dit geeft een persoonlijkere en vriendelijkere indruk.

• Best regards: Een goede balans tussen formeel en informeel.
• Regards: Nog iets informeler dan "Best regards".
• Kind regards: Ook geschikt voor informele correspondentie, afhankelijk van de relatie.
• Best wishes: Geeft een warme en vriendelijke indruk.
• Thanks again: Wanneer u de ontvanger wilt bedanken.
• Cheers: Een informele optie, vooral in Britse Engels.
• Take care: Een vriendelijke en attente afsluiting.
• Hope to hear from you soon: Als u een reactie verwacht.

Voorbeeld:

Hi Sarah,

[Body of the email]

Best,

[Your Name]

Specifieke Afsluitingen: Afgestemd op de Context

Soms vereist de context van de e-mail een specifiekere afsluiting. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Looking forward to hearing from you: Als u een antwoord of verdere actie verwacht.
• Thank you for your time and consideration: Wanneer u dankbaarheid wilt uiten voor de tijd en moeite van de ontvanger.
• Please let me know if you have any questions: Biedt de ontvanger de mogelijkheid om vragen te stellen.
• I appreciate your help: Drukt waardering uit voor de hulp die de ontvanger heeft geboden.
• Have a great day/week: Een vriendelijke en positieve afsluiting.

Voorbeeld:

Dear Mr. Davis,

[Body of the email - bijvoorbeeld een sollicitatiebrief]

Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you soon.

Sincerely,

[Your Name]

Vermijd Deze Afsluitingen

Er zijn bepaalde afsluitingen die u beter kunt vermijden, vooral in professionele e-mails. Deze kunnen als ongepast, onprofessioneel of zelfs arrogant worden beschouwd.

• Love: Alleen geschikt voor zeer intieme relaties.
• Later: Te informeel voor de meeste situaties.
• Sent from my iPhone: Dit is geen afsluiting, maar een automatische handtekening. Het is beter om een professionele handtekening in te stellen.
• Thx: Te informeel en onbeleefd.
• Yours truly: Wordt als ouderwets beschouwd.

De Handtekening: Een Essentieel Onderdeel

Na de afsluiting volgt de handtekening. Een goede handtekening bevat uw volledige naam, uw functie (indien van toepassing), de naam van uw bedrijf en uw contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres). U kunt ook de link naar uw LinkedIn-profiel toevoegen.

Voorbeeld:

John Doe

Marketing Manager

Acme Corporation

Phone: +1 555-123-4567

Email: [email protected]

LinkedIn: linkedin.com/in/johndoe

Real-World Voorbeelden en Data

Uit onderzoek blijkt dat een duidelijke en professionele e-mailafsluiting de kans op een positieve reactie van de ontvanger aanzienlijk verhoogt. Een studie van Boomerang, een e-mail productivity tool, analyseerde miljoenen e-mails en ontdekte dat e-mails die eindigen met "Thank you" of een vergelijkbare uiting van dankbaarheid een 36% hogere respons rate hadden.

Ook werd geconstateerd dat e-mails die eindigden met een concrete vraag (bijv. "What are your thoughts on this?") een hogere respons rate hadden dan e-mails die eindigden met een algemene afsluiting zoals "Regards". Dit benadrukt het belang van een duidelijke call to action in de e-mailafsluiting.

Een ander interessant punt is dat de lengte van de e-mailafsluiting invloed kan hebben op de perceptie van de ontvanger. Te lange en omslachtige afsluitingen kunnen als opdringerig of onoprecht worden ervaren. Een korte en bondige afsluiting is vaak effectiever.

Checklist voor de Perfecte E-mailafsluiting

1. Bepaal de formaliteit: Is de e-mail formeel of informeel?
2. Kies de juiste afsluiting: Selecteer een passende afsluiting op basis van de formaliteit en de relatie met de ontvanger.
3. Formuleer een duidelijke call to action: Indien van toepassing, vraag om een reactie, verdere actie of geef een concrete vervolgstap aan.
4. Voeg uw handtekening toe: Zorg voor een professionele en complete handtekening met uw contactgegevens.
5. Lees de e-mail nogmaals: Controleer op fouten en zorg ervoor dat de toon consistent is.

Conclusie: De Kunst van het Afscheid Nemen

Het beëindigen van een Engelse e-mail is meer dan alleen een formaliteit; het is een kans om een positieve indruk achter te laten en de deur open te houden voor toekomstige interacties. Door de juiste afsluiting te kiezen, rekening houdend met de context, de relatie met de ontvanger en het doel van de e-mail, kunt u uw communicatie effectiever en professioneler maken.

Experimenteer met verschillende afsluitingen en observeer de reactie van uw ontvangers. Met de tijd zult u een intuïtief gevoel ontwikkelen voor de beste manier om een Engelse e-mail af te ronden. Onthoud dat consistentie en authenticiteit sleutelwoorden zijn. Kies een afsluiting die bij uw persoonlijke stijl past en die u zich comfortabel bij voelt.

Dus, de volgende keer dat u een Engelse e-mail schrijft, besteed dan extra aandacht aan de afsluiting. Het is een kleine moeite met een potentieel grote impact.