Nog Te Ontvangen Bedragen Balans

We kennen het allemaal: die opluchting wanneer een factuur eindelijk betaald is. Maar wat als het bedrag nog uitstaat? Als ondernemer, of zelfs als particulier met een kleine zelfstandige activiteit, is de term "Nog Te Ontvangen Bedragen" (NTB) op de balans waarschijnlijk geen onbekende. Het kan voelen als een zwaard van Damocles boven je hoofd: het geld is nodig, maar wanneer komt het daadwerkelijk binnen? Dit artikel duikt in de wereld van de NTB op de balans, bespreekt de impact, de uitdagingen, en vooral: mogelijke oplossingen.

Wat zijn Nog Te Ontvangen Bedragen eigenlijk?

Simpel gezegd, Nog Te Ontvangen Bedragen (NTB) vertegenwoordigen het geld dat je verschuldigd bent voor goederen of diensten die je al hebt geleverd, maar waarvoor je nog geen betaling hebt ontvangen. Het is een bezitting op de activa-zijde van je balans, omdat het een vordering op een andere partij is. Denk bijvoorbeeld aan een aannemer die een klus heeft geklaard, maar nog wacht op de laatste termijn van de betaling, of een webdesigner die een website heeft opgeleverd, maar de factuur nog niet is voldaan.

Waarom is NTB belangrijk voor mijn bedrijf?

De hoogte van je NTB kan een cruciale indicator zijn voor de financiële gezondheid van je bedrijf. Hier zijn een paar redenen waarom het belangrijk is om je NTB goed in de gaten te houden:

• Cashflow: Hoge NTB betekent dat er geld vastzit in uitstaande facturen. Dit kan je cashflow ernstig belemmeren, waardoor je misschien moeite hebt om je eigen verplichtingen na te komen, zoals het betalen van leveranciers of salarissen.
• Winstgevendheid: Hoewel NTB als een bezitting wordt beschouwd, is het geen daadwerkelijk geld op je bankrekening. Als je NTB te hoog is en je uiteindelijk sommige facturen moet afschrijven (bijvoorbeeld omdat een klant failliet gaat), dan heeft dit een negatieve invloed op je winstgevendheid.
• Financiering: Banken en andere financiers kijken nauwlettend naar je balans, inclusief je NTB. Een hoge NTB kan een signaal zijn van slechte debiteurenbeheer, waardoor het moeilijker kan zijn om financiering te krijgen of te behouden.
• Besluitvorming: Door je NTB te analyseren, kun je inzicht krijgen in de betaalgewoonten van je klanten. Dit kan je helpen om je creditvoorwaarden aan te passen, je factuurproces te verbeteren, en je sales strategie te optimaliseren.

De uitdagingen van hoge NTB

Het beheren van NTB kan een lastige klus zijn. Verschillende factoren kunnen leiden tot een hoge NTB, waaronder:

• Lange betalingstermijnen: Klanten hanteren soms lange betalingstermijnen, waardoor het lang duurt voordat je je geld ontvangt.
• Onduidelijke facturen: Onvolledige of onduidelijke facturen kunnen leiden tot vragen en vertragingen in de betaling.
• Geschillen: Soms zijn klanten ontevreden over de geleverde goederen of diensten, wat kan leiden tot geschillen en het uitblijven van betaling.
• Slechte debiteurenbeheer: Een gebrek aan proactieve debiteurenbeheer, zoals het versturen van herinneringen en het opvolgen van openstaande facturen, kan leiden tot een hoge NTB.
• Economische omstandigheden: In tijden van economische tegenspoed kunnen klanten moeite hebben om hun rekeningen op tijd te betalen.

Wat kan ik doen om mijn NTB te verlagen?

Gelukkig zijn er verschillende manieren om je NTB te verlagen en je cashflow te verbeteren. Hier zijn een paar praktische tips:

• Duidelijke afspraken: Maak vooraf duidelijke afspraken met je klanten over de betalingstermijn en de betalingsvoorwaarden. Leg deze afspraken schriftelijk vast, bijvoorbeeld in een contract of in je algemene voorwaarden.
• Snelle facturatie: Stuur je facturen zo snel mogelijk na het leveren van de goederen of diensten. Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald zult worden.
• Duidelijke facturen: Zorg ervoor dat je facturen volledig, duidelijk en correct zijn. Vermeld alle relevante informatie, zoals je bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, de prijs, de betalingstermijn en de betaalinstructies.
• Proactieve debiteurenbeheer: Implementeer een proactief debiteurenbeheer systeem. Dit omvat het versturen van betalingsherinneringen, het opvolgen van openstaande facturen, en het incasseren van onbetaalde vorderingen.
• Factoring: Overweeg factoring, waarbij je je facturen verkoopt aan een factoringmaatschappij in ruil voor directe betaling, minus een vergoeding. Dit kan je cashflow direct verbeteren, maar het is belangrijk om de kosten goed af te wegen.
• Kortingen voor snelle betaling: Bied klanten een korting aan als ze hun factuur binnen een bepaalde termijn betalen. Dit kan een stimulans zijn voor snelle betaling.
• Kredietcheck: Voordat je zaken doet met nieuwe klanten, doe een kredietcheck om hun kredietwaardigheid te beoordelen. Dit kan je helpen om te voorkomen dat je zaken doet met klanten die een hoog risico op wanbetaling vormen.
• Betalingsregelingen: Wees bereid om betalingsregelingen te treffen met klanten die tijdelijk in financiële moeilijkheden verkeren. Dit kan je helpen om de relatie met de klant te behouden en uiteindelijk toch betaald te krijgen.

Counterpoints: Is het altijd erg om hoge NTB te hebben?

Hoewel een hoge NTB over het algemeen als negatief wordt beschouwd, zijn er situaties waarin het minder problematisch kan zijn. Bijvoorbeeld, als je een jong bedrijf bent dat snel groeit, kan een hoge NTB het gevolg zijn van een toenemend aantal orders en een groeiende omzet. In dit geval is het belangrijk om de NTB in verhouding tot je omzet te bekijken. Ook kan het zijn dat je bewust langere betalingstermijnen hanteert om concurrentievoordeel te behalen of om grote klanten te bedienen. Echter, zelfs in deze situaties is het belangrijk om de risico's goed te beheersen en een solide debiteurenbeheer systeem te hebben.

De rol van technologie

Technologie kan een belangrijke rol spelen bij het beheren van je NTB. Er zijn tal van softwareoplossingen beschikbaar die je kunnen helpen bij het automatiseren van je factuurproces, het versturen van betalingsherinneringen, het opvolgen van openstaande facturen, en het genereren van rapporten over je NTB. Deze tools kunnen je veel tijd en moeite besparen, en je helpen om je debiteurenbeheer te verbeteren.

Voorbeelden van tools:

• Boekhoudsoftware: Veel boekhoudprogramma's, zoals Exact Online, SnelStart, en e-Boekhouden.nl, bieden functionaliteiten voor debiteurenbeheer.
• Debiteurenbeheer software: Er zijn ook gespecialiseerde debiteurenbeheer softwareoplossingen beschikbaar, zoals Onguard en Payt.
• CRM systemen: Sommige CRM systemen, zoals Salesforce en HubSpot, bieden integraties met boekhoudsoftware, waardoor je een compleet overzicht hebt van je klantrelaties en je openstaande facturen.

Het belang van een gezonde balans

Uiteindelijk is het doel om een gezonde balans te creëren tussen het aantrekken van klanten, het leveren van goede producten of diensten, en het beheren van je cashflow. Een te lage NTB kan erop wijzen dat je te voorzichtig bent met het verstrekken van krediet, wat je omzet kan belemmeren. Een te hoge NTB kan leiden tot cashflow problemen en financiële instabiliteit. Het is dus belangrijk om een evenwicht te vinden dat past bij jouw bedrijf en jouw risico tolerantie.

Conclusie: Actie is cruciaal

Nog Te Ontvangen Bedragen zijn een essentieel onderdeel van de financiële huishouding van elk bedrijf. Het is belangrijk om je NTB goed in de gaten te houden, de uitdagingen te begrijpen, en proactieve maatregelen te nemen om je cashflow te verbeteren. Wacht niet tot je cashflow in gevaar komt. Neem nu actie om je debiteurenbeheer te optimaliseren en je financiële toekomst te verzekeren.

Welke stappen ga jij vandaag zetten om je NTB te verlagen en je cashflow te verbeteren?