Waar Kan Je Je Diploma Vinden

Het kwijtraken van je diploma kan een stressvolle ervaring zijn. Of je nu je mbo-, hbo- of wo-diploma bent kwijtgeraakt, het is belangrijk om te weten waar je terecht kunt om een vervangend exemplaar of een officiële verklaring te verkrijgen. Dit artikel geeft je een overzicht van de mogelijkheden, zodat je snel en efficiënt je diploma kunt terugvinden of een vervangend document kunt aanvragen.

Waar te Beginnen met Zoeken?

Voordat je direct naar instanties stapt, is het raadzaam om eerst zelf grondig te zoeken. Begin met de meest voor de hand liggende plaatsen:

• Thuis: Kijk in mappen met belangrijke documenten, archiefdozen, of op plekken waar je diploma mogelijk is opgeborgen.
• Digitale back-ups: Heb je wellicht een scan of foto van je diploma gemaakt? Controleer je computer, externe harde schijven, en cloudopslag (Google Drive, Dropbox, etc.).
• Familie: Vraag familieleden of zij je diploma misschien hebben gezien of bewaard.

Als je na een grondige zoektocht nog steeds niets hebt gevonden, is het tijd om contact op te nemen met de relevante instanties.

Het Onderwijsinstelling zelf

Contact opnemen met je Oude School of Universiteit

De eerste en meest logische stap is contact opnemen met de onderwijsinstelling waar je je diploma hebt behaald. De meeste scholen en universiteiten bewaren een archief van uitgereikte diploma's. Zij kunnen je vaak een verklaring afgeven dat je het diploma hebt behaald of een duplicaat verstrekken. Houd er rekening mee dat hier mogelijk kosten aan verbonden zijn.

Procedure:

• Zoek de contactgegevens van de school of universiteit op hun website.
• Neem contact op met de studentenadministratie of het examenbureau.
• Leg je situatie uit en vraag naar de mogelijkheden voor een duplicaat of een verklaring.
• Volg de instructies van de instelling op, zoals het invullen van een formulier en het overleggen van een identiteitsbewijs.

Let op: Sommige instellingen bewaren archieven slechts een bepaalde periode. Als het lang geleden is dat je bent afgestudeerd, kan het lastiger zijn om je diploma terug te vinden. In dat geval zijn er andere opties, zoals beschreven hieronder.

Wat als de Instelling Niet Meer Bestaat?

Het kan voorkomen dat de onderwijsinstelling waar je je diploma hebt behaald, inmiddels niet meer bestaat, bijvoorbeeld door een fusie of faillissement. In dat geval kan het lastiger zijn om je diploma terug te vinden, maar niet onmogelijk.

Mogelijke stappen:

• Fusie: Als de instelling is gefuseerd met een andere, neem dan contact op met de opvolgende instelling. Zij hebben mogelijk de archieven overgenomen.
• Faillissement: Bij een faillissement kan het lastiger zijn, maar probeer contact op te nemen met de curator. Mogelijk hebben zij de archieven in beheer.
• DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs): In sommige gevallen kan DUO informatie hebben over diploma's van instellingen die niet meer bestaan. Zie het volgende punt.

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

DUO is een overheidsorganisatie die verantwoordelijk is voor de uitvoering van onderwijsbeleid. Hoewel DUO in principe geen kopieën van diploma's verstrekt, kunnen ze in sommige gevallen wel informatie verstrekken die je kan helpen.

Wat kan DUO doen?

• Diploma Register: DUO beheert een register van behaalde diploma's. In sommige gevallen kunnen ze bevestigen dat je een bepaald diploma hebt behaald. Dit is vooral relevant voor diploma's die via DUO gefinancierd zijn, zoals studiefinanciering voor mbo, hbo of universiteit.
• Informatie over oude instellingen: DUO kan soms informatie hebben over de archieven van instellingen die niet meer bestaan.

Hoe neem je contact op met DUO?

• Bezoek de website van DUO (duo.nl).
• Zoek naar de contactgegevens van de klantenservice.
• Leg je situatie uit en vraag naar de mogelijkheden voor het verkrijgen van informatie over je diploma.

Let op: DUO is niet altijd de juiste plek voor het opvragen van een diploma. Ze kunnen je vaak wel doorverwijzen naar de juiste instantie.

Nationaal Archief

Het Nationaal Archief bewaart archieven van overheidsinstellingen en andere organisaties. Hoewel het Nationaal Archief niet primair gericht is op het verstrekken van diploma's, kan het in uitzonderlijke gevallen nuttig zijn, met name voor oudere diploma's of diploma's van instellingen die niet meer bestaan en waarvan de archieven zijn overgedragen.

Wanneer is het Nationaal Archief relevant?

• Als je een oud diploma hebt dat je nergens anders kunt vinden.
• Als de onderwijsinstelling niet meer bestaat en de archieven zijn overgedragen aan het Nationaal Archief.

Hoe ga je te werk?

• Bezoek de website van het Nationaal Archief (nationaalarchief.nl).
• Zoek in de archieven naar de relevante onderwijsinstelling.
• Neem contact op met het Nationaal Archief om te vragen naar de mogelijkheden voor het opvragen van informatie over je diploma.

Let op: Het zoeken in de archieven van het Nationaal Archief kan tijdrovend zijn. Het is raadzaam om eerst andere opties te overwegen.

Vervangende Documenten en Verklaringen

Als je geen duplicaat van je diploma kunt krijgen, zijn er vaak andere documenten die je kunt gebruiken als bewijs van je behaalde kwalificaties:

• Diploma-uittreksel: Een officieel uittreksel van je diploma, waarop de belangrijkste informatie staat, zoals je naam, de naam van de opleiding en de datum van uitreiking.
• Verklaring van behaalde resultaten: Een verklaring van de onderwijsinstelling waarin staat welke vakken je hebt gevolgd en welke resultaten je hebt behaald.
• Waardering van je diploma (bij buitenlandse diploma's): Als je een buitenlands diploma hebt behaald, kan een waardering van Nuffic aantonen wat de waarde van je diploma is in Nederland.

Deze documenten kunnen vaak volstaan als bewijs van je behaalde kwalificaties bij sollicitaties of andere situaties waarin je je diploma moet overleggen.

Kosten en Tijdsduur

Het aanvragen van een duplicaat van je diploma of een vervangend document kan kosten met zich meebrengen. De kosten verschillen per onderwijsinstelling en per type document. Ook de tijdsduur voor het verwerken van je aanvraag kan variëren. Informeer hiernaar bij de betreffende instantie.

Gemiddelde kosten:

• Duplicaat diploma: €25 - €100
• Diploma-uittreksel: €10 - €50
• Verklaring van behaalde resultaten: €5 - €25

Gemiddelde tijdsduur:

• Duplicaat diploma: 2-6 weken
• Diploma-uittreksel: 1-4 weken
• Verklaring van behaalde resultaten: 1-3 weken

Real-World Voorbeeld

Neem bijvoorbeeld Jan, die zijn hbo-diploma van de Hogeschool Rotterdam was kwijtgeraakt. Hij had al zijn papieren thuis doorgespit, maar tevergeefs. Zijn volgende stap was het contacteren van de Hogeschool Rotterdam via de studentenadministratie. Na het invullen van een formulier en het overleggen van een kopie van zijn identiteitsbewijs, ontving hij binnen drie weken een officieel duplicaat van zijn diploma. De kosten hiervan bedroegen €50.

Conclusie

Het kwijtraken van je diploma is vervelend, maar er zijn verschillende manieren om een vervangend document te verkrijgen. Begin met een grondige zoektocht thuis en neem vervolgens contact op met de onderwijsinstelling waar je je diploma hebt behaald. Als dat niet lukt, kun je DUO of het Nationaal Archief raadplegen. Vergeet niet dat er ook vervangende documenten zijn, zoals een diploma-uittreksel of een verklaring van behaalde resultaten. Wacht niet te lang en neem direct actie om te voorkomen dat je later in de problemen komt!