Zoals Afgesproken Stuur Ik Hierbij

Herken je dat? Je hebt een afspraak gemaakt, je wilt je aan de belofte houden, en je begint je e-mail met: "Zoals afgesproken stuur ik hierbij..." Het is een veelgebruikte zin, maar is het de beste manier om je boodschap over te brengen? Laten we eens duiken in de psychologie achter deze introductie en kijken naar effectievere alternatieven.

Vaak is de intentie goed. Je wilt efficiënt en professioneel overkomen. Je wilt de ontvanger direct laten weten wat hij of zij kan verwachten. Toch kan deze formulering, hoe onschuldig ook, een aantal valkuilen bevatten.

De Psychologie achter "Zoals Afgesproken Stuur Ik Hierbij..."

Laten we eerlijk zijn, niemand leest graag e-mails. Mensen zijn druk en hun inboxen puilen uit. Jouw e-mail concurreert met tientallen andere berichten om aandacht. Een standaardzin als "Zoals afgesproken stuur ik hierbij..." springt niet echt in het oog. Sterker nog, het kan zelfs een gevoel van plichtmatigheid overbrengen.

Denk eens na over de implicaties van deze zin. Je benadrukt dat er een afspraak is gemaakt. Dit kan subtiel suggereren dat de ontvanger dit al zou moeten weten. Misschien herinnert hij of zij zich de afspraak niet precies, of is de context vervaagd. In dat geval kan de zin een lichte irritatie opwekken.

Bovendien mist de zin warmte en persoonlijkheid. Het is een koude, formele introductie die weinig ruimte laat voor een persoonlijke connectie. In een wereld waarin relaties steeds belangrijker worden, is het cruciaal om je communicatie zo menselijk mogelijk te maken.

Volgens een onderzoek van de Universiteit van Pennsylvania bleek dat e-mails die een positieve en persoonlijke toon aanslaan, significant vaker gelezen en beantwoord worden dan e-mails met een neutrale of formele toon. Dit benadrukt het belang van het vermijden van afstandelijke zinnen.

Betere Alternatieven: Maak een Positieve Start

Hoe kunnen we "Zoals afgesproken stuur ik hierbij..." dan vervangen door effectievere alternatieven? Het antwoord ligt in relevantie, persoonlijkheid en context.

1. Focus op de Waarde

Begin je e-mail met de waarde die je levert. In plaats van te benadrukken dat je een afspraak nakomt, focus op de voordelen voor de ontvanger. Bijvoorbeeld:

Slecht: "Zoals afgesproken stuur ik hierbij het rapport over de marketingcampagne."

Beter: "Hierbij het rapport over de marketingcampagne. Ik ben ervan overtuigd dat de inzichten je zullen helpen om de ROI verder te verbeteren."

Let op het verschil. De tweede zin legt de nadruk op de waarde van het rapport, namelijk het verbeteren van de ROI. Dit maakt de e-mail meteen relevanter en aantrekkelijker.

2. Wees Specifiek

Vermijd algemene formuleringen. Maak de context direct duidelijk. Dit bespaart de ontvanger tijd en voorkomt verwarring.

Slecht: "Zoals afgesproken stuur ik hierbij de documenten."

Beter: "Hierbij de conceptovereenkomst en de bijbehorende bijlagen, zoals besproken tijdens ons gesprek van afgelopen maandag."

Door de datum van het gesprek te noemen, activeer je het geheugen van de ontvanger en creëer je een directe connectie met de context.

3. Gebruik een Persoonlijke Aanhef

Een persoonlijke aanhef is essentieel om een positieve toon te zetten. Vermijd formele aanheffen zoals "Geachte heer/mevrouw". Gebruik de voornaam van de ontvanger, tenzij je expliciet de instructie hebt gekregen om formeel te communiceren.

Slecht: "Geachte heer Jansen, zoals afgesproken..."

Beter: "Beste Jan, hierbij het voorstel..."

De persoonlijke aanhef maakt de e-mail meteen minder afstandelijk.

4. Voeg een Samenvatting toe

Als er enige tijd is verstreken sinds de afspraak, is het nuttig om een korte samenvatting te geven van de context. Dit helpt de ontvanger om de informatie snel te plaatsen.

Voorbeeld: "Beste Lisa, zoals we vorige week bespraken, stuur ik je hierbij het concept voor de nieuwe website. Ik heb alle feedback verwerkt en ben benieuwd naar je mening."

Door de feedback te benoemen, laat je zien dat je aandacht hebt besteed aan het gesprek en dat je de mening van de ontvanger waardeert.

5. Bedank de Ontvanger

Een eenvoudige manier om een positieve indruk te maken, is door de ontvanger te bedanken. Dit toont waardering en creëert een prettige sfeer.

Voorbeeld: "Beste Peter, hartelijk dank voor je tijd en input tijdens ons gesprek van gisteren. Zoals afgesproken stuur ik hierbij..." (hoewel je nu weet dat er betere alternatieven zijn! 😉) Beter: "Beste Peter, hartelijk dank voor je tijd en input tijdens ons gesprek van gisteren. Hierbij de definitieve versie van het document, rekening houdend met je suggesties."

Door de reden van de dankbaarheid te benoemen, maak je het oprecht en persoonlijk.

Praktische Voorbeelden: Van Theorie naar Praktijk

Laten we eens kijken naar een aantal praktische voorbeelden van hoe je "Zoals afgesproken stuur ik hierbij..." kunt vervangen in verschillende situaties.

• Situatie: Je stuurt een offerte naar een potentiële klant. Slecht: "Zoals afgesproken stuur ik hierbij de offerte." Beter: "Beste [Naam], hierbij de offerte voor [project]. Ik heb er rekening mee gehouden dat [specifieke wens klant] belangrijk voor jullie is. Ik kijk uit naar je reactie!"
• Situatie: Je stuurt een rapport naar je team. Slecht: "Zoals afgesproken stuur ik hierbij het rapport over de kwartaalcijfers." Beter: "Team, hierbij het rapport over de kwartaalcijfers. Ik ben vooral trots op [specifiek succes]. Laten we deze trend doorzetten!"
• Situatie: Je stuurt een document naar een collega ter review. Slecht: "Zoals afgesproken stuur ik hierbij het document ter review." Beter: "Beste [Naam], hierbij het document voor [project]. Ik ben vooral benieuwd naar je feedback op [specifiek onderdeel]. Alvast bedankt voor je tijd!"

Conclusie: De Kracht van een Goede Start

Het begin van je e-mail is cruciaal. Het bepaalt de toon en de kans dat je boodschap gelezen en begrepen wordt. Hoewel "Zoals afgesproken stuur ik hierbij..." een bekende en ogenschijnlijk onschuldige zin is, zijn er vaak effectievere alternatieven.

Door te focussen op de waarde die je levert, specifiek te zijn over de context, een persoonlijke aanhef te gebruiken, een samenvatting te geven indien nodig en de ontvanger te bedanken, kun je een positieve indruk maken en je communicatie aanzienlijk verbeteren.

Dus, de volgende keer dat je een e-mail begint met "Zoals afgesproken stuur ik hierbij...", neem even de tijd om na te denken over een creatievere en effectievere manier om je boodschap over te brengen. Je zult versteld staan van het verschil dat het kan maken!