Erop Vertrouwende U Hiermee Voldoende Te Hebben Geïnformeerd

Kent u dat gevoel? U ontvangt een e-mail, een brief, of een document, en aan het einde staat de zin: "Erop vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd." Het klinkt beleefd, correct, misschien zelfs een beetje formeel. Maar is het ook écht informatief? En belangrijker nog, voelt u zich daadwerkelijk voldoende geïnformeerd?

In de wereld van vandaag, waarin informatie in een razend tempo op ons afkomt, is de kwaliteit van communicatie cruciaal. De manier waarop we informatie overbrengen, en de impact die dat heeft op de ontvanger, is essentieel voor effectieve besluitvorming en succesvolle samenwerking.

Laten we eens dieper ingaan op deze veelgebruikte, maar vaak betekenisloze, afsluiting.

De goede bedoelingen en de misvattingen

De zin "Erop vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd" heeft ongetwijfeld een goede intentie. Het is een poging om beleefdheid en respect uit te drukken jegens de ontvanger. De afzender geeft aan dat hij of zij gelooft de informatie helder en volledig te hebben overgebracht.

Toch schuilt er een misvatting in deze aanname. De afzender gaat er namelijk vanuit dat de interpretatie van de informatie door de ontvanger overeenkomt met de bedoeling van de afzender. En dat is lang niet altijd het geval.

Er zijn verschillende redenen waarom iemand zich, ondanks deze afsluiting, niet voldoende geïnformeerd kan voelen:

• Gebrek aan context: De informatie wordt gepresenteerd zonder voldoende achtergrondinformatie of relevantie voor de specifieke situatie van de ontvanger.
• Overdaad aan jargon: Er wordt gebruik gemaakt van vaktaal of technische termen die de ontvanger niet begrijpt.
• Onvolledigheid: Essentiële details ontbreken, waardoor de ontvanger met vragen blijft zitten.
• Onpersoonlijkheid: De informatie is algemeen en mist een persoonlijke touch, waardoor de ontvanger zich niet aangesproken voelt.
• Verschillende leerstijlen: De informatie is bijvoorbeeld enkel geschreven en niet visueel, terwijl de ontvanger beter leert van grafieken of video's.

De gevolgen van slechte communicatie

De gevolgen van onduidelijke of onvolledige communicatie kunnen aanzienlijk zijn, zowel op persoonlijk als professioneel vlak.

Misverstanden zijn misschien wel de meest voorkomende consequentie. Wanneer de ontvanger de informatie verkeerd interpreteert, kan dit leiden tot fouten, vertragingen, en frustraties.

In een zakelijke context kan slechte communicatie leiden tot inefficiëntie, productiviteitsverlies, en zelfs financiële schade. Denk bijvoorbeeld aan een team dat een project verkeerd aanpakt omdat de instructies onduidelijk waren.

Op persoonlijk vlak kan onduidelijke communicatie leiden tot relatieproblemen, conflicten, en een gevoel van isolatie. Het is essentieel om helder en eerlijk te communiceren met partners, vrienden, en familieleden.

Statistieken die het belang onderstrepen

Uit onderzoek blijkt dat slechte communicatie een significant probleem is in veel organisaties. Een studie van *The Economist Intelligence Unit* toonde aan dat communicatiestoornissen in bedrijven tot een verlies van maar liefst $37 miljard per jaar kunnen leiden.

Een ander onderzoek, uitgevoerd door *Project Management Institute (PMI)*, concludeerde dat slechte communicatie de voornaamste oorzaak is van projectfalen.

Deze cijfers onderstrepen het belang van effectieve communicatie en de noodzaak om de traditionele afsluiting "Erop vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd" kritisch te bekijken.

Hoe het beter kan: Praktische tips voor effectievere communicatie

Gelukkig zijn er tal van manieren om de communicatie te verbeteren en ervoor te zorgen dat de ontvanger zich daadwerkelijk voldoende geïnformeerd voelt. Hier zijn enkele praktische tips:

1. Ken je publiek

Voordat je begint met communiceren, is het essentieel om je doelgroep te begrijpen. Wie zijn ze? Wat zijn hun behoeften en verwachtingen? Welke kennis hebben ze al? Pas je communicatie aan aan hun niveau en achtergrond.

Bijvoorbeeld, als je communiceert met een team van experts, kun je wellicht meer jargon gebruiken dan wanneer je met een algemeen publiek spreekt.

2. Wees helder en beknopt

Vermijd lange, ingewikkelde zinnen en omslachtige formuleringen. Gebruik duidelijke, eenvoudige taal en kom direct tot de kern van de zaak. Beknoptheid is cruciaal in een wereld waarin mensen overspoeld worden met informatie.

Maak gebruik van lijsten (zoals deze) en kopjes om de informatie overzichtelijk te presenteren.

3. Zorg voor context

Geef de ontvanger voldoende achtergrondinformatie en leg uit waarom de informatie relevant is voor hun situatie. Leg de verbanden tussen verschillende stukken informatie en creëer een samenhangend verhaal.

4. Maak het persoonlijk

Probeer je communicatie zo persoonlijk mogelijk te maken. Spreek de ontvanger direct aan en laat zien dat je hun behoeften begrijpt. Gebruik voorbeelden en anekdotes die relevant zijn voor hun situatie.

5. Gebruik visuele hulpmiddelen

Visuele hulpmiddelen zoals grafieken, diagrammen, afbeeldingen en video's kunnen de informatie aanzienlijk verduidelijken en aantrekkelijker maken. Onderzoek toont aan dat mensen visuele informatie beter onthouden dan geschreven tekst.

6. Vraag om feedback

De beste manier om erachter te komen of de ontvanger zich voldoende geïnformeerd voelt, is door feedback te vragen. Stel open vragen en moedig de ontvanger aan om vragen te stellen en hun mening te geven.

7. Kies het juiste medium

Niet elk communicatiemiddel is geschikt voor elke situatie. Overweeg de voordelen en nadelen van verschillende media (e-mail, telefoon, video conferencing, persoonlijke ontmoeting) en kies het medium dat het beste past bij de boodschap en de ontvanger.

8. Vermijd clichés en standaardzinnen

Zoals we eerder hebben besproken, kunnen standaardzinnen zoals "Erop vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd" leeg en betekenisloos klinken. Kies in plaats daarvan voor een persoonlijke en oprechte afsluiting, bijvoorbeeld:

• "Ik hoop dat deze informatie nuttig voor u is. Laat het alstublieft weten als u nog vragen heeft."
• "Mocht u verdere verduidelijking wensen, aarzel dan niet om contact op te nemen."
• "Ik ben benieuwd naar uw reactie en sta open voor verdere discussie."

Van vertrouwen naar garantie: De actieve benadering

In plaats van passief te "vertrouwen" dat de ontvanger voldoende geïnformeerd is, kunnen we beter een actieve benadering hanteren. Dit betekent dat we actief controleren of de boodschap is overgekomen zoals bedoeld en dat we bereid zijn om verdere uitleg te geven indien nodig.

Dit kan bijvoorbeeld door een samenvatting van de belangrijkste punten te geven aan het einde van een presentatie, of door na een e-mail op te bellen om te vragen of er nog vragen zijn.

De sleutel tot effectieve communicatie is empathie. Probeer je in te leven in de situatie van de ontvanger en begrijp hun perspectief. Alleen dan kun je er echt voor zorgen dat je boodschap aankomt en dat de ontvanger zich daadwerkelijk voldoende geïnformeerd voelt.

Dus, de volgende keer dat u in de verleiding komt om de zin "Erop vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd" te gebruiken, sta dan even stil en vraag u af: ben ik er écht zeker van dat de ontvanger alle informatie heeft die hij of zij nodig heeft? En zo niet, wat kan ik doen om dat te veranderen?

Door deze simpele vraag te stellen, kunt u een grote stap zetten in de richting van effectievere en waardevollere communicatie.