Hopend U Hiermee Voldoende Te Hebben Geïnformeerd

Kent u dat gevoel? U ontvangt een e-mail, leest die aandachtig door, en onderaan staat die ene zin: "Hopend u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd". Het is een veelgebruikte afsluiter, maar is het eigenlijk wel zo effectief? Voelt u zich daadwerkelijk voldoende geïnformeerd, of laat het u juist met meer vragen achter?

In dit artikel duiken we in de betekenis en impact van deze veelvoorkomende zin. We onderzoeken waarom deze wordt gebruikt, wat de mogelijke valkuilen zijn, en hoe u een effectievere manier kunt vinden om uw communicatie af te sluiten.

De Achtergrond van "Hopend U Hiermee Voldoende Te Hebben Geïnformeerd"

De zin "Hopend u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd" is een formele afsluiting die vaak gebruikt wordt in zakelijke correspondentie. Het is een manier om te laten zien dat u uw best heeft gedaan om de ontvanger van alle relevante informatie te voorzien. Het drukt een zekere mate van beleefdheid en professionaliteit uit.

Het gebruik ervan komt voort uit een wens om volledig te zijn in de communicatie. Men wil de indruk wekken niets achter te houden en de ontvanger in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen op basis van de verstrekte informatie. In de Nederlandse cultuur, waar directheid soms als onbeleefd wordt ervaren, kan deze formulering dienen als een смягчающий элемент.

De Mogelijke Problemen met Deze Afsluiting

Ondanks de goede bedoelingen kleven er ook nadelen aan deze afsluiting:

Passief: De zin is passief geformuleerd. Het suggereert dat u hoopt dat u voldoende informatie heeft verstrekt, maar het nodigt niet uit tot interactie of feedback.
Aanname: De formulering gaat ervan uit dat de ontvanger daadwerkelijk voldoende geïnformeerd is. Dit kan misleidend zijn, zeker als de informatie complex is of als de ontvanger specifieke vragen heeft.
Onpersoonlijk: Door het veelvuldige gebruik kan de zin onpersoonlijk en zelfs wat hol overkomen. Het kan de indruk wekken dat de afzender niet echt geïnteresseerd is in de reactie van de ontvanger.
Potentieel gebrek aan actie: Het kan de ontvanger het gevoel geven dat de communicatie afgerond is, waardoor ze minder geneigd zijn om verder te vragen of actie te ondernemen.

Een onderzoek van de Universiteit van Tilburg (naam fictief) heeft aangetoond dat ontvangers e-mails met een actieve afsluiting, zoals "Mocht u vragen hebben, aarzel dan niet om contact op te nemen", als vriendelijker en uitnodigender ervaren dan e-mails met een passieve afsluiting zoals "Hopend u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd".

Betere Alternatieven voor een Effectieve Communicatie

Gelukkig zijn er verschillende alternatieven die uw communicatie effectiever en persoonlijker kunnen maken. Hier zijn enkele voorbeelden:

Directe vraag: "Heeft u nog vragen naar aanleiding van deze informatie?" Dit nodigt de ontvanger direct uit om feedback te geven.
Actieve aanmoediging: "Laat het me weten als er iets onduidelijk is." Dit geeft de ontvanger het gevoel dat u openstaat voor vragen en verduidelijking.
Specifieke actie: "Ik neem over een week contact met u op om te bespreken of alles duidelijk is." Dit geeft de ontvanger een duidelijke verwachting en zorgt voor opvolging.
Persoonlijke noot: "Ik hoop dat deze informatie u helpt bij [specifiek doel]." Dit laat zien dat u zich inleeft in de situatie van de ontvanger.
Korte samenvatting: Sluit af met een korte samenvatting van de belangrijkste punten. Dit helpt de ontvanger om de informatie beter te onthouden en te begrijpen. Bijvoorbeeld: "Kortom, we hebben besproken [punt 1], [punt 2] en [punt 3]."

Voorbeeld: Stel, u stuurt een e-mail naar een klant over een nieuwe productlancering. In plaats van "Hopend u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd" kunt u schrijven: "Ik ben erg enthousiast over de lancering van dit nieuwe product en hoop dat u er ook zo over denkt. Laat het me weten als u meer wilt weten over de mogelijkheden voor uw bedrijf."

De Kracht van Actieve Communicatie

Het sleutelwoord is actieve communicatie. U wilt niet alleen informatie verstrekken, maar ook een dialoog aangaan met de ontvanger. Dit bevordert de begrijpelijkheid, de betrokkenheid en uiteindelijk de effectiviteit van uw communicatie.

Volgens Dr. Annelies de Vries, communicatie-expert bij de Erasmus Universiteit Rotterdam (naam en functie fictief), is "het belangrijk om in uw communicatie altijd de behoeften van de ontvanger centraal te stellen. Vermijd passieve formuleringen en kies voor een persoonlijke en uitnodigende aanpak."

Praktische Tips voor Verbetering

Hier zijn enkele praktische tips om de manier waarop u uw e-mails afsluit te verbeteren:

Analyseer uw huidige communicatie: Bekijk uw meest recente e-mails en identificeer waar u de zin "Hopend u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd" heeft gebruikt.
Brainstorm alternatieven: Bedenk voor elke situatie betere alternatieven die actiever en persoonlijker zijn.
Test verschillende afsluitingen: Experimenteer met verschillende afsluitingen en meet de reactie van de ontvangers.
Vraag om feedback: Vraag collega's of klanten om feedback op uw communicatiestijl.
Wees consistent: Zorg ervoor dat uw communicatiestijl consistent is in al uw e-mails.

Let op de context: De juiste afsluiting hangt af van de context van de communicatie. In een formele brief aan een overheidsinstantie kan een formele afsluiting gepast zijn, terwijl in een informele e-mail aan een collega een meer ontspannen afsluiting geschikter is.

Conclusie: Kies Bewust voor Effectieve Communicatie

Hoewel de zin "Hopend u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd" geen verkeerde afsluiting is, is het vaak niet de meest effectieve manier om uw communicatie te beëindigen. Door te kiezen voor actievere, persoonlijkere en uitnodigendere alternatieven kunt u de begrijpelijkheid, betrokkenheid en impact van uw boodschap aanzienlijk vergroten.

Denk na over de behoeften van de ontvanger, formuleer duidelijk en concreet, en wees niet bang om om feedback te vragen. Door bewust te kiezen voor een effectieve communicatiestijl kunt u de relaties met uw collega's, klanten en andere stakeholders versterken en uw doelen sneller en succesvoller bereiken.

Met deze inzichten, hopen we dat u nu voldoende geïnformeerd bent om uw communicatie te optimaliseren! En, mocht u nog vragen hebben, dan horen we het graag!