How Can We Write A Formal Letter

Het schrijven van een formele brief kan in eerste instantie intimiderend lijken, maar met de juiste aanpak en structuur kan het een effectief middel zijn om je boodschap duidelijk en professioneel over te brengen. Of je nu solliciteert naar een baan, een klacht indient of een officiële aanvraag doet, een goed geschreven formele brief laat een positieve indruk achter en vergroot de kans op een succesvolle reactie.

Essentiële Elementen van een Formele Brief

Een formele brief volgt een specifieke structuur en bevat bepaalde elementen die van cruciaal belang zijn voor de leesbaarheid en professionaliteit. Het negeren van deze elementen kan leiden tot een onprofessionele indruk en de effectiviteit van de brief ondermijnen.

1. Lay-out en Opmaak

De lay-out van een formele brief is cruciaal. Gebruik één lettertype (bijvoorbeeld Times New Roman, Arial of Calibri) met een grootte van 11 of 12 punten. Zorg voor voldoende witruimte door middel van ruime marges (2,5 cm rondom) en gebruik enkelvoudige regelafstand. Laat een extra regel wit tussen paragrafen. Dit maakt de brief overzichtelijk en gemakkelijk leesbaar. Rechts uitlijnen is doorgaans niet gebruikelijk in formele brieven in Nederland; links uitlijnen is de standaard.

2. Afzender en Adres van de Ontvanger

Begin met je eigen volledige naam en adres linksboven. Daaronder, gescheiden door een regel wit, komt de datum. Schrijf de datum voluit (bijvoorbeeld 26 oktober 2023). Weer een regel wit eronder, en dan de volledige naam en adres van de ontvanger. Het is essentieel dat je de juiste spelling van de naam en het adres van de ontvanger controleert. Een verkeerde spelling kan onprofessioneel overkomen en de brief vertragen of zelfs voorkomen dat deze aankomt.

Voorbeeld:

Jouw Naam
Jouw Adres
Jouw Postcode en Plaats

26 oktober 2023

Naam Ontvanger
Functie Ontvanger
Adres Ontvanger
Postcode en Plaats Ontvanger

3. Onderwerp (Betreft)

Na het adres van de ontvanger volgt de onderwerp regel, aangeduid met "Betreft:" of "Onderwerp:". Hierin geef je in een korte, bondige zin aan waar de brief over gaat. Dit helpt de ontvanger om de inhoud van de brief snel te begrijpen. Bijvoorbeeld: "Betreft: Sollicitatie naar de functie van Marketing Manager". Zorg ervoor dat het onderwerp relevant en specifiek is.

4. Aanhef

De aanhef is een cruciale stap in het schrijven van een formele brief. De meest gebruikelijke aanhef is "Geachte heer/mevrouw,". Als je de naam van de persoon weet, gebruik dan "Geachte heer [Achternaam]," of "Geachte mevrouw [Achternaam],". Als je de naam of het geslacht van de ontvanger niet weet, gebruik dan "Geachte heer, mevrouw,". Vermijd informele aanheffen zoals "Hallo" of "Beste". Sluit de aanhef af met een komma.

5. De Brief Zelf: Inleiding, Kern en Afsluiting

De brief zelf bestaat uit drie hoofdgedeelten: de inleiding, de kern en de afsluiting.

a. Inleiding

De inleiding moet kort en to the point zijn. Introduceer jezelf (indien nodig) en geef direct aan wat het doel van de brief is. Vermijd lange zinnen en vage formuleringen. Bijvoorbeeld: "Naar aanleiding van uw vacature op [Website/Plaats] voor een Marketing Manager, solliciteer ik hierbij graag naar deze functie."

b. Kern

In de kern van de brief beschrijf je de belangrijkste punten die je wilt overbrengen. Orden je argumenten logisch en gebruik duidelijke en beknopte taal. Vermijd jargon en afkortingen die de lezer mogelijk niet begrijpt. Onderbouw je beweringen met feiten en voorbeelden. Gebruik korte alinea's om de tekst overzichtelijk te houden.

Voorbeeld: Als je solliciteert, benadruk je relevante ervaring en vaardigheden. Geef specifieke voorbeelden van je prestaties en laat zien hoe je de organisatie kunt helpen. Als je een klacht indient, beschrijf je de situatie objectief en geef je aan wat je van de ontvanger verwacht.

c. Afsluiting

De afsluiting van de brief moet beleefd en professioneel zijn. Bedank de ontvanger voor zijn/haar tijd en aandacht. Geef aan dat je graag een reactie wilt ontvangen. Voorbeeld: "In afwachting van uw reactie verblijf ik, met vriendelijke groet,". Je kunt ook een call-to-action opnemen, bijvoorbeeld door te vragen om een gesprek of een vervolgafspraak. De afsluitende groet is altijd gevolgd door een komma.

6. Afsluitende Groet en Handtekening

De meest gebruikelijke afsluitende groet is "Met vriendelijke groet,". Andere opties zijn "Hoogachtend," (iets formeler) of "Met vriendelijke hoogachting," (nog formeler). Laat enkele regels open voor je handtekening. Onder je handtekening typ je je volledige naam. Een getypte naam onder de handtekening zorgt voor duidelijkheid en leesbaarheid, vooral als je handtekening moeilijk te ontcijferen is.

7. Bijlagen

Als je bijlagen toevoegt (bijvoorbeeld een CV, portfolio of referentiebrief), vermeld dit dan onder je naam met "Bijlage(n):" gevolgd door een lijst van de bijlagen. Voorbeeld: "Bijlage(n): CV, Motivatiebrief".

Taalgebruik en Stijl

Het taalgebruik in een formele brief moet correct, helder en objectief zijn. Vermijd spreektaal, slang en emotioneel geladen taal. Gebruik lange en complexe zinnen met mate. Streef naar korte, bondige en actieve zinnen. Controleer je brief zorgvuldig op grammaticale fouten en spelfouten. Een foutloze brief laat zien dat je aandacht besteedt aan detail en dat je de taal beheerst.

Het is belangrijk om de juiste toon te vinden. Wees beleefd en respectvol, maar vermijd overdreven onderdanigheid. Stem de toon af op de relatie die je hebt met de ontvanger en het doel van de brief.

Voorbeelden en Real-World Data

Uit onderzoek blijkt dat brieven met een duidelijke structuur en een professionele lay-out een hogere kans op succes hebben. Een studie van de Universiteit van Amsterdam toonde aan dat sollicitatiebrieven met grammaticale fouten en spelfouten aanzienlijk minder kans maken om te worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek.

Een ander voorbeeld is het indienen van een klacht. Een goed geformuleerde klachtbrief, waarin de situatie objectief wordt beschreven en de gewenste oplossing duidelijk wordt gecommuniceerd, heeft een grotere kans op een positieve afhandeling. Bedrijven zijn vaak bereid om klachten serieus te nemen als ze op een professionele en respectvolle manier worden geuit.

Checklist voor een Perfecte Formele Brief

Voordat je je formele brief verstuurt, loop je de volgende checklist na:

• Lay-out: Is de brief overzichtelijk en professioneel opgemaakt?
• Adresgegevens: Zijn de adresgegevens van de afzender en ontvanger correct?
• Onderwerp: Is het onderwerp duidelijk en relevant?
• Aanhef: Is de aanhef correct en passend?
• Inhoud: Is de inhoud duidelijk, bondig en logisch opgebouwd?
• Taalgebruik: Is het taalgebruik correct, helder en objectief?
• Afsluiting: Is de afsluiting beleefd en professioneel?
• Handtekening: Is de brief ondertekend en voorzien van je volledige naam?
• Bijlagen: Zijn de bijlagen correct vermeld?
• Proeflezen: Is de brief gecontroleerd op grammaticale fouten en spelfouten?

Conclusie en Oproep tot Actie

Het schrijven van een formele brief is een waardevolle vaardigheid die je in verschillende situaties kunt inzetten. Door de bovengenoemde richtlijnen te volgen, kun je een professionele en effectieve brief schrijven die de gewenste impact heeft. Neem de tijd om je brief zorgvuldig te plannen, te schrijven en te controleren. Oefening baart kunst! Hoe vaker je formele brieven schrijft, hoe gemakkelijker het zal worden. Investeer in je communicatievaardigheden en vergroot je kansen op succes in je persoonlijke en professionele leven. Probeer het uit, en je zult merken dat het schrijven van een formele brief minder intimiderend is dan je denkt.