How Do We Write A Formal Letter

Ken je dat gevoel? Je wilt een formele brief schrijven, maar je voelt je overweldigd. Waar begin je? Welke toon moet je aanslaan? Je bent niet de enige. Veel mensen vinden het lastig om een effectieve en professionele brief te schrijven. Gelukkig is er een manier om dit proces te vereenvoudigen. Laten we samen ontdekken hoe je een impactvolle formele brief kunt opstellen die je doel bereikt.

Waarom is het überhaupt belangrijk om een goede formele brief te kunnen schrijven? Simpel: het is een krachtig communicatiemiddel. Of je nu solliciteert naar een droombaan, een klacht indient bij een bedrijf, of een belangrijk verzoek indient bij een overheidsinstantie, de manier waarop je je presenteert, kan het verschil maken tussen succes en teleurstelling. Een slordige, onduidelijke brief kan je imago schaden en je kansen verkleinen. Volgens een onderzoek van de Universiteit van Amsterdam, wordt 43% van de eerste indrukken bepaald door communicatievaardigheden, inclusief schriftelijke communicatie.

De Structuur van een Formele Brief

Een duidelijke structuur is de basis van elke goede formele brief. Het maakt je brief overzichtelijk voor de lezer en helpt je om je boodschap effectief over te brengen. We doorlopen de belangrijkste onderdelen:

1. De Afzender en Geadresseerde

Begin met je eigen adresgegevens (afzender) linksboven in de brief. Vermeld je naam, adres, postcode en woonplaats. Daaronder, gescheiden door een regel, plaats je de adresgegevens van de geadresseerde. Zorg ervoor dat deze informatie correct en volledig is. Een fout in het adres kan ervoor zorgen dat je brief niet aankomt.

Voorbeeld:

[Jouw Naam]
[Jouw Adres]
[Jouw Postcode en Woonplaats]

[Naam van de Geadresseerde]
[Adres van de Geadresseerde]
[Postcode en Woonplaats van de Geadresseerde]

2. De Datum

Plaats de datum onder de adresgegevens van de geadresseerde. Schrijf de datum voluit, bijvoorbeeld "16 oktober 2024". Dit maakt de brief formeler en voorkomt verwarring.

3. Het Betreft

Het betreft is een korte samenvatting van de inhoud van de brief. Dit helpt de lezer om snel te begrijpen waar de brief over gaat. Plaats het betreft onder de datum, beginnend met "Betreft:". Wees kort en bondig; vermijd lange zinnen. Bijvoorbeeld: "Betreft: Sollicitatie naar de functie van Marketing Manager".

4. De Aanhef

De aanhef is de eerste zin van de brief en is cruciaal voor het creëren van een goede eerste indruk. Gebruik een formele aanhef zoals "Geachte heer/mevrouw [Achternaam]" als je de naam van de geadresseerde kent. Als je de naam niet kent, gebruik dan "Geachte heer, mevrouw,". Let op de komma na de aanhef. De brieftekst begint op een nieuwe regel.

5. De Inleiding

De inleiding is je kans om de lezer te interesseren en de context van de brief te schetsen. Begin met een duidelijke en beknopte zin die aangeeft waarom je schrijft. Vermijd vage formuleringen en kom direct ter zake. Bijvoorbeeld: "Naar aanleiding van uw vacature op [website/advertentie] solliciteer ik graag naar de functie van Marketing Manager".

6. De Kern

De kern van de brief is waar je de belangrijkste informatie presenteert. Verdeel de kern in verschillende alinea's om de leesbaarheid te vergroten. Elke alinea moet een apart punt behandelen. Gebruik duidelijke en beknopte zinnen en vermijd jargon of ingewikkelde formuleringen, tenzij je specifiek voor een specialistisch publiek schrijft. Gebruik voorbeelden om je argumenten te ondersteunen.

7. De Afsluiting

De afsluiting is je kans om de brief positief af te sluiten en de lezer aan te sporen tot actie. Bedank de lezer voor hun tijd en aandacht. Je kunt ook een concrete vraag stellen of een vervolgstap voorstellen. Eindig met een formele afsluiting zoals "Met vriendelijke groet,".

8. De Ondertekening

Laat na de afsluiting voldoende ruimte voor je handtekening. Typ je naam onder de handtekening. Je kunt eventueel ook je functie vermelden, vooral als je de brief in een professionele context schrijft.

Taalgebruik en Stijl

Naast de structuur is het taalgebruik en de stijl van de brief van groot belang. Een formele brief vereist een respectvolle en professionele toon. Hier zijn enkele tips:

• Wees correct en beleefd: Gebruik correcte grammatica en spelling. Vermijd spreektaal en informeel taalgebruik.
• Wees duidelijk en beknopt: Kom direct ter zake en vermijd lange, ingewikkelde zinnen.
• Wees objectief: Baseer je argumenten op feiten en vermijd emotionele uitspraken.
• Wees professioneel: Gebruik een neutrale toon en vermijd persoonlijke opmerkingen.
• Gebruik actieve zinnen: Actieve zinnen zijn krachtiger en directer dan passieve zinnen.

Vermijd ook het gebruik van:

• Afkortingen: Schrijf woorden altijd voluit in een formele brief.
• Slang: Gebruik geen informele woorden of uitdrukkingen.
• Emoticons: Emoticons zijn niet geschikt voor formele communicatie.

Praktische Voorbeelden

Laten we enkele praktische voorbeelden bekijken om de bovenstaande principes te illustreren:

Voorbeeld van een slechte zin: "Ik denk dat ik wel geschikt ben voor deze baan, maar ik weet het niet zeker."

Verbeterde zin: "Mijn ervaring en vaardigheden sluiten nauw aan bij de eisen van de functie, waardoor ik overtuigd ben van mijn geschiktheid."

Voorbeeld van een slechte aanhef: "Hoi!"

Verbeterde aanhef: "Geachte heer/mevrouw [Achternaam],"

Voorbeeld van een slechte afsluiting: "Groetjes!"

Verbeterde afsluiting: "Met vriendelijke groet,"

Digitale Formaliteit: E-mails

In het digitale tijdperk worden veel formele brieven via e-mail verzonden. Hoewel de basisprincipes hetzelfde blijven, zijn er enkele specifieke aandachtspunten voor formele e-mails:

• Onderwerpregel: Gebruik een duidelijke en beknopte onderwerpregel die de inhoud van de e-mail samenvat.
• Professionele e-mailadres: Gebruik een professioneel e-mailadres (bijvoorbeeld [email protected]) in plaats van een informeel e-mailadres.
• Handtekening: Voeg een professionele handtekening toe met je naam, functie en contactgegevens.
• Attachment: Als je een bijlage toevoegt, vermeld dit dan in de e-mail en geef de bijlage een duidelijke naam.
• Proeflezen: Lees je e-mail zorgvuldig na voordat je hem verzendt om fouten te voorkomen.

Conclusie

Het schrijven van een formele brief hoeft geen intimiderende taak te zijn. Door de juiste structuur te volgen, correct taalgebruik te hanteren en de bovenstaande tips toe te passen, kun je een effectieve en professionele brief schrijven die je doel bereikt. Oefening baart kunst. Dus, pak pen en papier (of open je tekstverwerker) en begin met het oefenen van je formele schrijfvaardigheden. Je zult versteld staan van het verschil dat een goed geschreven brief kan maken! Denk eraan: een goede formele brief is niet alleen een communicatiemiddel, maar ook een reflectie van je professionaliteit en aandacht voor detail. Investeer in deze vaardigheid en pluk er de vruchten van.