Naheffing Loonbelasting Verhalen Op Werkgever

De naheffing loonbelasting is een complex onderwerp dat zowel werkgevers als werknemers kan treffen. Het komt neer op een correctie van eerder afgedragen loonbelasting, vaak als gevolg van fouten, onvolledige aangiftes of wijzigingen in de wetgeving. Maar wat gebeurt er als zo'n naheffing wordt opgelegd? Kan de werkgever deze kosten dan simpelweg doorberekenen aan de werknemer? In dit artikel duiken we dieper in de juridische aspecten, de verantwoordelijkheden en de mogelijke scenario's rondom het verhalen van een naheffing loonbelasting op de werkgever.

Wanneer Ontstaat een Naheffing Loonbelasting?

Een naheffing loonbelasting kan ontstaan in verschillende situaties. Denk aan:

Incorrecte aangifte: Een veelvoorkomende oorzaak is een fout in de loonaangifte. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een verkeerd ingevuld bedrag, een onjuiste toepassing van een regeling of het vergeten van bepaalde toeslagen.
Onjuiste toepassing van wetgeving: De belastingwetgeving is complex en verandert regelmatig. Een verkeerde interpretatie of late implementatie van nieuwe regels kan leiden tot een naheffing.
Controle door de Belastingdienst: Naar aanleiding van een controle kan de Belastingdienst constateren dat er in het verleden te weinig loonbelasting is afgedragen.
Verkeerde looncomponenten: Denk aan onjuist berekende reiskostenvergoedingen, onterecht belastingvrij uitgekeerde vergoedingen of een verkeerde toepassing van de werkkostenregeling.

De Kernvraag: Wie is Verantwoordelijk?

In beginsel is de werkgever verantwoordelijk voor de correcte afdracht van loonbelasting. De werkgever is immers degene die de loonaangifte indient en dus de verplichting heeft om de belastingwetgeving correct toe te passen. Dit betekent echter niet dat de werknemer nooit enige verantwoordelijkheid kan dragen. De crux ligt in de aard van de fout en de mate van verwijtbaarheid.

Het Verhalen van de Naheffing: Juridische Aspecten

Het is niet zomaar toegestaan om een naheffing loonbelasting op de werknemer te verhalen. Er zijn juridische grenzen en voorwaarden aan verbonden. De belangrijkste aspecten hierbij zijn:

Schuld of Verwijtbaarheid van de Werknemer

Een werkgever kan een naheffing loonbelasting alleen op de werknemer verhalen als de fout aan de werknemer te wijten is. Dit betekent dat de werknemer willens en wetens onjuiste informatie heeft verstrekt, of dat er sprake is van grove nalatigheid. Bijvoorbeeld, een werknemer declareert stelselmatig onjuiste reiskosten, ondanks waarschuwingen van de werkgever. In zo'n geval kan de werkgever de naheffing (gedeeltelijk) op de werknemer verhalen.

Contractuele Afspraken

In de arbeidsovereenkomst of in een personeelsreglement kunnen afspraken zijn gemaakt over de verantwoordelijkheid voor de correcte aanlevering van informatie die relevant is voor de loonbelasting. Indien de werknemer zich niet aan deze afspraken houdt en dit leidt tot een naheffing, kan dit een grond zijn om de naheffing (gedeeltelijk) op de werknemer te verhalen. Het is cruciaal dat deze afspraken duidelijk en transparant zijn.

Redelijkheid en Billijkheid

Zelfs als de werknemer een fout heeft gemaakt, moet de werkgever zich houden aan de beginselen van redelijkheid en billijkheid. Dit betekent dat de werkgever de naheffing niet zomaar volledig kan doorberekenen. Er moet gekeken worden naar de omstandigheden van het geval, de hoogte van de naheffing, de financiële positie van de werknemer en de eventuele gevolgen voor de arbeidsrelatie. Soms is een gedeeltelijke vergoeding of een betalingsregeling een meer redelijke oplossing.

Praktijkvoorbeelden en Data

Helaas is er geen centrale database die precies bijhoudt hoe vaak naheffingen worden verhaald op werknemers. Wel zijn er voorbeelden uit de praktijk die illustreren hoe dit in de praktijk kan uitpakken:

Reiskostenvergoeding: Een werknemer declareert jarenlang een hogere reiskostenvergoeding dan waar hij recht op heeft. De Belastingdienst legt een naheffing op. Omdat de werknemer willens en wetens onjuiste informatie heeft verstrekt, kan de werkgever de naheffing (gedeeltelijk) op de werknemer verhalen.
Auto van de zaak: Een werknemer rijdt privé meer kilometers met een auto van de zaak dan toegestaan, zonder dit door te geven aan de werkgever. De Belastingdienst legt een naheffing op. Omdat de werknemer de werkgever onvoldoende heeft geïnformeerd, kan de werkgever een deel van de naheffing op de werknemer verhalen.
Verkeerde loonheffingskorting: Een werknemer past onterecht de loonheffingskorting toe bij meerdere werkgevers. De Belastingdienst legt een naheffing op. De werkgever kan aantonen dat de werknemer hier zelf verantwoordelijk voor is en kan (gedeeltelijk) verhalen.

Uit jurisprudentie blijkt dat rechters vaak kritisch kijken naar de vraag of een werkgever de naheffing terecht verhaalt op de werknemer. De werkgever moet overtuigend aantonen dat de werknemer verwijtbaar heeft gehandeld. Een algemene verwijzing naar de arbeidsovereenkomst is vaak niet voldoende.

De Rol van de Werkkostenregeling (WKR)

De werkkostenregeling (WKR) kan ook een rol spelen bij naheffingen loonbelasting. Onder de WKR kunnen bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan de werknemer worden gegeven, mits ze binnen de vrije ruimte vallen. Als de vrije ruimte wordt overschreden, moet er loonbelasting worden betaald over het exceeding bedrag. Als achteraf blijkt dat de vrije ruimte is overschreden, kan dit leiden tot een naheffing. De vraag of deze naheffing op de werknemer kan worden verhaald, hangt af van de afspraken die hierover zijn gemaakt tussen werkgever en werknemer.

Alternatieven voor Verhalen: Preventie en Overleg

Voorkomen is beter dan genezen. Werkgevers kunnen veel doen om naheffingen loonbelasting te voorkomen. Denk aan:

Goede voorlichting: Informeer werknemers duidelijk over hun rechten en plichten met betrekking tot de loonbelasting.
Interne controle: Voer regelmatig interne controles uit om fouten in de loonaangifte te voorkomen.
Expertise inschakelen: Schakel een expert in op het gebied van loonbelasting om te helpen bij de correcte toepassing van de wetgeving.
Open communicatie: Creëer een open communicatiecultuur waarin werknemers fouten durven te melden zonder bang te zijn voor sancties.

Als er toch een naheffing ontstaat, is het belangrijk om eerst met de werknemer in overleg te treden. Probeer samen een oplossing te vinden die voor beide partijen acceptabel is. Een betalingsregeling, een gedeeltelijke vergoeding of het afzien van het verhalen van de naheffing zijn allemaal opties die overwogen kunnen worden.

Conclusie en Aanbevelingen

Het verhalen van een naheffing loonbelasting op de werkgever is geen eenvoudige zaak. De werkgever draagt in beginsel de verantwoordelijkheid voor de correcte afdracht van loonbelasting, maar onder bepaalde omstandigheden kan de werknemer (mede) verantwoordelijk worden gehouden. Het is cruciaal dat werkgevers en werknemers zich bewust zijn van hun rechten en plichten en dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over de verantwoordelijkheid voor de correcte aanlevering van informatie die relevant is voor de loonbelasting.

Aanbevelingen:

Maak duidelijke afspraken: Neem in de arbeidsovereenkomst of in het personeelsreglement duidelijke afspraken op over de verantwoordelijkheid voor de correcte aanlevering van informatie die relevant is voor de loonbelasting.
Wees transparant: Communiceer open en transparant over de loonbelasting en de werkkostenregeling.
Zoek juridisch advies: Raadpleeg een jurist of belastingadviseur als er een conflict ontstaat over een naheffing loonbelasting.
Investeer in preventie: Voorkom naheffingen door te investeren in goede voorlichting, interne controle en expertise.

Door deze aanbevelingen te volgen, kunnen werkgevers en werknemers de kans op naheffingen loonbelasting verkleinen en eventuele conflicten op een eerlijke en redelijke manier oplossen. Het is essentieel om te onthouden dat een goede arbeidsrelatie gebaseerd is op vertrouwen en open communicatie, en dat het verhalen van een naheffing loonbelasting deze relatie kan schaden als het niet op een zorgvuldige manier gebeurt.