Hoe Begin Je Een Engelse Brief

Heb je ooit een Engelse brief of e-mail moeten schrijven en je afgevraagd waar je in hemelsnaam moet beginnen? Je bent zeker niet de enige! Veel mensen vinden het lastig, vooral als Engels niet hun moedertaal is. De juiste aanpak is essentieel om een goede indruk te maken en je boodschap effectief over te brengen.

Denk even terug aan de keren dat je zelf een brief of e-mail ontving. Wat maakte dat die brief je aandacht trok, of juist meteen in de prullenbak verdween? Waarschijnlijk was het de toon, de duidelijkheid en de relevantie voor jou. Laten we eens kijken hoe je dat effect zelf kunt bereiken in je Engelse correspondentie.

Stap 1: Begrijp je Doel en Publiek

Voordat je überhaupt een letter op papier (of digitaal) zet, is het cruciaal om te bepalen waarom je schrijft en wie je lezers zijn. Dit is net zo belangrijk als de inhoud zelf! Stel jezelf de volgende vragen:

• Wat is het hoofddoel van mijn brief? Wil ik informeren, overtuigen, een verzoek indienen, of iets anders?
• Wie is mijn publiek? Zijn het collega's, een potentiële werkgever, een klant, of iemand anders?
• Wat is mijn relatie met mijn publiek? Is het een formele of informele relatie?
• Wat is de verwachte reactie van mijn publiek? Wat wil ik dat ze doen nadat ze mijn brief hebben gelezen?

Antwoorden op deze vragen bepalen de toon, de stijl en de inhoud van je brief. Een brief naar een vriend zal bijvoorbeeld heel anders zijn dan een sollicitatiebrief.

Voorbeeld: Sollicitatiebrief

Stel, je solliciteert naar een marketingfunctie bij een internationaal bedrijf. Je doel is om de recruiter te overtuigen van je kwalificaties en enthousiasme. Je publiek is de recruiter en mogelijk andere leden van het wervingsteam. De relatie is formeel. Je wilt dat ze je uitnodigen voor een sollicitatiegesprek. Dit vereist een professionele en zelfverzekerde toon.

Stap 2: De Juiste Aanhef Kiezen

De aanhef is je eerste kans om een goede indruk te maken. Kies de aanhef die past bij de formaliteit van de situatie en je relatie met de ontvanger.

• Formeel: Gebruik "Dear Mr./Ms./Dr. [Achternaam]" als je de naam van de ontvanger kent en de situatie formeel is. Bijvoorbeeld: "Dear Ms. Johnson,"
• Minder Formeel: Als je de naam van de ontvanger kent maar de situatie minder formeel is, kun je "Dear [Voornaam]" gebruiken. Bijvoorbeeld: "Dear Sarah,"
• Onbekende Naam: Als je de naam van de ontvanger niet weet, gebruik dan "Dear Sir or Madam," of "To Whom It May Concern,". Let op: "To Whom It May Concern" is vrij formeel en kan wat ouderwets overkomen. Probeer indien mogelijk de naam van de juiste persoon te achterhalen.
• Zakelijk (algemeen): Voor algemene zakelijke correspondentie kun je "Dear [Functie]" gebruiken, bijvoorbeeld "Dear Hiring Manager," of "Dear Customer Service Team,".

Belangrijk: Gebruik altijd een komma na de aanhef.

Stap 3: De Openingsalinea Formuleer

De openingsalinea moet de aandacht van de lezer trekken en direct de reden van je brief duidelijk maken. Dit is cruciaal, want onderzoek toont aan dat mensen de eerste zinnen van een brief of e-mail gebruiken om te bepalen of ze de rest willen lezen. (Bron: Onderzoek naar leesgedrag bij e-mails, Nielsen Norman Group).

Hier zijn een paar strategieën voor een effectieve openingsalinea:

• Directe Benadering: Geef meteen de reden van je brief aan. Bijvoorbeeld: "I am writing to apply for the Marketing Manager position advertised on LinkedIn."
• Referentie aan Eerder Contact: Verwijs naar een eerdere ontmoeting, telefoongesprek, of e-mail. Bijvoorbeeld: "Following our conversation on Tuesday, I am writing to confirm the details of the project."
• Belangstelling Weergeven: Begin met een verklaring van je interesse in het bedrijf of de functie. Bijvoorbeeld: "I have been following [Company Name]'s innovative work in the field of sustainable energy for some time, and I am very impressed with [Specific Project/Achievement]."
• Vraag Stellen: Een vraag die de aandacht trekt en relevant is voor de inhoud van de brief. Bijvoorbeeld: "Are you looking for a highly motivated and experienced marketing professional to drive your next campaign?"

Vermijd algemene openingen zoals "I hope this email finds you well,". Ze zijn vaak overbodig en voegen weinig toe.

Voorbeelden van Effectieve Openingsalinea's

• Sollicitatiebrief: "With over five years of experience in digital marketing and a proven track record of increasing brand awareness, I am confident I possess the skills and qualifications you are seeking for the Marketing Manager position at [Company Name]."
• Klachtbrief: "I am writing to express my dissatisfaction with the poor service I received at your [Location] branch on [Date]."
• Verzoek om informatie: "I am writing to request information about your upcoming training program on project management, as advertised on your website."

Stap 4: Wees Duidelijk en Concreet

Nadat je de aandacht van de lezer hebt getrokken, is het essentieel om je boodschap duidelijk en concreet over te brengen. Gebruik korte, duidelijke zinnen en vermijd jargon of complexe woorden, tenzij je schrijft voor een gespecialiseerd publiek. Elk punt dat je maakt, moet relevant zijn voor het hoofddoel van je brief.

Stel jezelf steeds de vraag: "Is dit echt nodig? Kan ik dit duidelijker verwoorden?"

Gebruik alinea's om je tekst te structureren en je punten te scheiden. Elke alinea moet een specifiek onderwerp behandelen. Dit maakt de brief overzichtelijker en gemakkelijker te lezen.

Stap 5: De Juiste Afsluiting Kiezen

Net als de aanhef is de afsluiting van je brief belangrijk voor de algehele indruk. Kies een afsluiting die past bij de formaliteit van de situatie.

• Formeel: Gebruik "Sincerely," of "Yours sincerely," als je de naam van de ontvanger kent.
• Minder Formeel: Gebruik "Best regards," of "Kind regards," als je de naam van de ontvanger kent en de situatie minder formeel is.
• Zakelijk (algemeen): "Yours faithfully," gebruik je als je de naam van de ontvanger niet weet (en je hebt "Dear Sir or Madam," gebruikt).
• Informeel: Gebruik "Best," of "Thanks," voor informele communicatie.

Belangrijk: Gebruik altijd een komma na de afsluiting.

Na de afsluiting volgt je handtekening (als je een papieren brief verstuurt) en je getypte naam. Bij e-mails voeg je meestal ook je contactgegevens toe.

Voorbeelden van Effectieve Afsluitingen

• "Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you soon. Sincerely, [Your Name]"
• "Please do not hesitate to contact me if you require any further information. Best regards, [Your Name]"
• "Thank you for your assistance with this matter. Kind regards, [Your Name]"

Stap 6: Proeflezen!

Voordat je je brief verstuurt, is het absoluut essentieel om hem zorgvuldig te proeflezen op spelling- en grammaticafouten. Fouten kunnen je professionaliteit ondermijnen en de indruk wekken dat je niet zorgvuldig bent.

Tips voor proeflezen:

• Laat iemand anders je brief nalezen. Een frisse blik kan fouten opsporen die jij over het hoofd hebt gezien.
• Lees je brief hardop voor. Dit helpt je om onhandige zinsconstructies en andere problemen te identificeren.
• Gebruik een spellings- en grammaticacontroleprogramma (zoals Grammarly), maar vertrouw er niet blind op. Ze zijn niet perfect en kunnen soms fouten missen of verkeerde suggesties geven.
• Wacht een paar uur (of zelfs een dag) voordat je je brief proefleest. Dit geeft je de kans om er met een frisse blik naar te kijken.

Het schrijven van een goede Engelse brief hoeft geen onoverkomelijke taak te zijn. Door je te focussen op het doel van je brief, je publiek, en een duidelijke en professionele presentatie, kun je je boodschap effectief overbrengen en een positieve indruk achterlaten. Veel succes!