What Is The First Step In A Risk Assessment

We leven in een wereld vol risico's. Of het nu gaat om de veiligheid op de werkvloer, de continuïteit van je bedrijf, of de bescherming van je data, een effectieve risicoanalyse is essentieel. Maar waar begin je in hemelsnaam? Het antwoord is simpeler dan je denkt, maar vergt wel de juiste aanpak. Veel bedrijven struikelen al bij de eerste stap, waardoor de hele risicoanalyse onnauwkeurig en ineffectief wordt. Laten we eens kijken hoe we dat kunnen vermijden.

De Uitdaging Begrijpen: Waarom Risicoanalyses Soms Mislukken

Laten we eerlijk zijn: risicoanalyses kunnen aanvoelen als een verplichte oefening, een checklist die afgevinkt moet worden om te voldoen aan de regelgeving. Maar dat is juist waar het vaak misgaat. Wanneer de focus ligt op het voldoen aan regels in plaats van op het daadwerkelijk begrijpen en beheersen van de risico's, creëer je een vals gevoel van veiligheid.

Denk bijvoorbeeld aan een bouwbedrijf. Ze hebben misschien een gedetailleerd veiligheidsprotocol, maar als de werknemers het niet begrijpen of de relevantie ervan inzien, wordt het protocol genegeerd. Of neem een klein IT-bedrijf dat zich enkel focust op de technische risico's van cyberaanvallen, en de menselijke factor (zoals phishing) volledig negeert.

Deze voorbeelden illustreren een cruciaal punt: een risicoanalyse is meer dan een theoretische exercitie. Het gaat om menselijke veiligheid, bedrijfsvoortgang, en uiteindelijk om het beschermen van alles wat belangrijk is. Door dit te begrijpen, kunnen we de eerste stap van een risicoanalyse beter benaderen.

De Eerste Stap: Identificeer de Context

De eerste stap in elke effectieve risicoanalyse is het identificeren en vaststellen van de context. Dit klinkt misschien abstract, maar het is de basis voor alles wat volgt. Het gaat erom het "waarom", "wie", "wat", "waar" en "wanneer" van je risicoanalyse helder te definiëren. Denk aan een schilder die, voordat hij begint, eerst het doek prepareert en de kleuren uitzoekt. Het is hetzelfde idee.

Waarom is de context zo belangrijk? Omdat risico's niet in een vacuüm bestaan. Een risico dat in de ene situatie acceptabel is, kan in een andere situatie onacceptabel zijn. De context geeft je het referentiekader om risico's op de juiste manier te beoordelen.

Wat houdt context vaststellen precies in?

Het vaststellen van de context omvat verschillende aspecten:

Interne context: Wat zijn de doelstellingen van de organisatie? Welke middelen zijn beschikbaar? Welke procedures en processen zijn al aanwezig? Wat is de cultuur binnen de organisatie, en hoe beïnvloedt dat de houding ten opzichte van risico's?
Externe context: Welke wet- en regelgeving is van toepassing? Welke economische, politieke, sociale en technologische factoren (PESTLE) spelen een rol? Wat zijn de verwachtingen van stakeholders?
Scope van de risicoanalyse: Wat is de focus van de risicoanalyse? Is het gericht op een specifiek project, een bepaalde afdeling, of de hele organisatie? Welke risico's vallen binnen de scope, en welke niet?
Criteria voor risico-evaluatie: Hoe ga je de ernst en waarschijnlijkheid van risico's beoordelen? Welke schaal gebruik je? Wat is het acceptabele risiconiveau?

Laten we dit illustreren met een voorbeeld. Stel, je bent verantwoordelijk voor de cyberveiligheid van een klein webshop. De interne context omvat dan zaken als het budget voor security, de IT-infrastructuur, de kennis van medewerkers over cyberveiligheid, en het securitybeleid (als dat er al is). De externe context omvat de relevante wetgeving (zoals de AVG), de dreigingsomgeving (welke soorten cyberaanvallen zijn relevant voor een webshop?), en de verwachtingen van klanten (dat hun gegevens veilig zijn).

Door de context duidelijk te definiëren, creëer je een gemeenschappelijk begrip van waar de risicoanalyse over gaat en wat de doelstellingen zijn. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat de risicoanalyse relevant en effectief is.

Counterpoints: Is Context Echt de Allereerste Stap?

Sommigen beweren dat de allereerste stap het identificeren van risico's zou moeten zijn. Immers, hoe kun je een context definiëren als je nog geen idee hebt welke risico's je wilt analyseren? Dit is een valide punt, en in de praktijk kan het identificeren van risico's en het vaststellen van de context in elkaar overlopen. Het zijn geen strikt gescheiden stappen, maar een iteratief proces.

Toch is het belangrijk om eerst een basiscontext te definiëren. Zonder context loop je het risico dat je irrelevante risico's identificeert, of dat je belangrijke risico's over het hoofd ziet. Een grove contextuele schets helpt je om de focus te bepalen en de risico-identificatie te stroomlijnen. Het is alsof je een foto neemt; je stelt eerst de compositie en de lichtinval in voordat je afdrukt.

Hoe je de Context in de Praktijk Vaststelt: Een Stappenplan

Hier is een praktisch stappenplan om de context voor je risicoanalyse vast te stellen:

Verzamel informatie: Verzamel alle relevante informatie over de interne en externe omgeving van de organisatie. Denk aan documenten, rapporten, interviews met medewerkers en stakeholders, en relevante wet- en regelgeving.
Definieer de scope: Bepaal duidelijk de scope van de risicoanalyse. Wat valt er wel en niet onder? Welke afdelingen, processen of projecten worden meegenomen?
Identificeer stakeholders: Wie zijn de belanghebbenden bij de risicoanalyse? Denk aan medewerkers, management, klanten, leveranciers, en toezichthouders. Betrek hen bij het proces.
Stel criteria vast: Definieer de criteria voor het beoordelen van de ernst en waarschijnlijkheid van risico's. Gebruik een schaal die begrijpelijk is voor alle betrokkenen. Bepaal het acceptabele risiconiveau.
Documenteer de context: Leg alle bevindingen vast in een document. Dit document dient als referentiepunt voor de rest van de risicoanalyse.

Een Analogie: De Context als een Landkaart

Stel je voor dat je op een onbekend terrein op zoek bent naar een schat. Je kunt lukraak beginnen te graven, maar de kans dat je de schat vindt is klein. Een betere aanpak is om eerst een landkaart te raadplegen. De landkaart geeft je informatie over de omgeving, de mogelijke locaties van de schat, en de obstakels die je tegen kunt komen. De context van je risicoanalyse is als die landkaart. Het geeft je het overzicht en de richting die je nodig hebt om de risico's effectief te identificeren, te beoordelen en te beheersen.

Oplossingsgericht Denken: Van Probleem naar Actie

Het vaststellen van de context is meer dan alleen een theoretische exercitie. Het is een actiegerichte stap die direct bijdraagt aan het succes van je risicoanalyse. Door de context te definiëren, leg je de basis voor een effectief risicomanagementprogramma dat is afgestemd op de specifieke behoeften en omstandigheden van jouw organisatie.

Denk bijvoorbeeld aan een productiebedrijf. Door de context te analyseren, kunnen ze inzicht krijgen in de potentiële risico's op het gebied van veiligheid, kwaliteit, en milieu. Ze kunnen vervolgens maatregelen nemen om deze risico's te beheersen, zoals het implementeren van veiligheidsprocedures, het verbeteren van de kwaliteitscontrole, en het investeren in milieuvriendelijke technologieën.

Of neem een zorginstelling. Door de context te bepalen, kunnen ze de risico's op het gebied van patiëntveiligheid, privacy, en continuïteit in kaart brengen. Ze kunnen vervolgens acties ondernemen om deze risico's te minimaliseren, zoals het trainen van personeel, het implementeren van privacybeleid, en het opstellen van een noodplan.

Door de context te gebruiken om gerichte acties te definiëren, maak je van risicomanagement een proactief en waardevol proces dat bijdraagt aan het succes van je organisatie.

Conclusie: Een Goed Begin is het Halve Werk

Het vaststellen van de context is niet zomaar een formaliteit. Het is de essentiële eerste stap in een succesvolle risicoanalyse. Het geeft je de basis om risico's te begrijpen, te beoordelen en te beheersen. Door de tijd te nemen om de context zorgvuldig te definiëren, leg je de basis voor een effectief risicomanagementprogramma dat bijdraagt aan de veiligheid, continuïteit en het succes van je organisatie.

Dus, voordat je begint met het identificeren van risico's, neem even de tijd om de context vast te stellen. Het is een investering die zich dubbel en dwars terugbetaalt.

Nu je weet wat de eerste stap is, hoe ga jij de context voor je volgende risicoanalyse definiëren?